#МетодологияВнедрения #АвтоматизацияБизнесПроцессов От частного к общему, а там разберемся? О целях, процессах, автоматизации..

Когда в организации встает вопрос об автоматизации, довольно часто сталкиваюсь со следующим мнением руководства: "давайте автоматизируем кусочек, именно тот, что сейчас критичен, а там посмотрим... Главное сейчас заткнуть эту дыру! Остальное потом решим - будем решать проблему от частного к общему!". А потом, когда "система" вовсе не система, а гидра с девятью отдельно живущими головами, где каждая из них отдельный рабочий процесс бизнеса - тронешь, все развалится! Или нет, еще интересней! когда один бизнес-процесс расколот на кусочки, дублируется и пересекается, местами где-то накладывается и все это в паутине множества "временных автоматизированных систем", где любой "отросток" тронь и все развалится! Да, еще проблемы со скоростью работы всей этой мешанины, которую тоже толком не ускоришь именно из-за лабиринта настроенных систем и инфраструктур...

В одной известной компании несколько лет тамошние программисты качали головой и рассеянно говорили или бурчали владельцам бизнеса: "да-да, нам надо выпустить версию 2.0, параллельно с тем, что есть... Когда? ну, когда ресурсы (программисты) будут свободные и, конечно, когда мы разберемся вот с этой горячей проблемой вот на этом участке с этим куском процесса, а то там продажники с нас не слезают..." 

Ну, вы понимаете, что качают головой они до сих пор?  Это примерно так делает муж, когда жена его в очередной раз просит разобраться на захламленном балконе, где не дай Бог что взять, и все рухнет... В бизнесе все сложнее - это дорого, муторно, долго, риски в потерях информации... да, и еще раз дорого!

Прежде чем, начинать тот или иной "процесс" автоматизировать неплохо бы разобраться с самим процессом. А для этого стоит определиться с целью и стратегией организации. Да, это может показаться долгим процессом - бежать и тушить пожары то нужно уже сейчас, - но если посмотреть чуть дальше - лет так на пять, окажется, что лучше потратить две недели на структуру процесса сейчас, чем через пять лет делать тоже самое, но уже с имеющимся "живым и кривым организмом" организации.

Вот так, от автоматизации мы вернулись на этап целеполагания перед началом разработки самих бизнес-процессов...

Перед любым внедрением - будь это бизнес-процесс, или процесс обучения, необходимо:

1. Разобраться с целью обучения или процесса - конечным результатом, к которому мы должны как-то прийти.

2. Понять и разработать способы достижения данного результата (результатов)

3. Описать их в виде процессов

4. Расписать роли и ответственных за каждый подпроцесс..

И только после этого приниматься за автоматизацию!

В противном случае (чаще всего так и бывает) - придется выявлять и описывать корневой (кроссфункциональный) процесс, и потом принимать решение, как быть...

Почему же способ от частного к общему не работает? 

Наверное, потому, что в этом способе должно быть главное - понимание этого "общего" - хотя бы в виде очертания. Это общее может измениться по достижению (ну, там разные условия, обстоятельства, изменения на рынке), но изменившись, должно и дать сигнал к изменению всей системы достижения этой цели...

Приведу еще один пример. Детский.

Моя дочка любит конструктор типа "лего". Ей подарили один набор из деталек без конкретной схемы - просто набор с фигурками и картинку с примерами - что можно построить. Из предложенного набора удалось сделать минимальную конструкцию - вертолет. Но дочке хотелось пароход или Домик с балконом, а деталек не хватало, даже если разобрать вертолет. 

Дочка выпросила купить еще один набор. Купили. Пакет огромный! Деталей много!!! Счастью не было предела. Ровно до тех пор, пока не оказалось, что хоть их и много, но нет именно тех, которые нужны для парохода или домика!

То есть, сначала цели построить что-либо у нас не было, поэтому и набор конструктора не имел значения - сам процесс был целью - собирать ради собирать. Во второй раз набор купили тоже без цели. И только на третий раз искали те детали, которые нам были нужны для достижения цели! 

Вот, только беда в том, что пароход то в итоге был собран, а вот куда девать лишние детали?! 

И в бизнесе, и в обучении, по-моему точно такой же вопрос встает рано или поздно - куда девать "лишние" процессы? которые как назло попадают под ноги, и на которые ой как больно наступать!

Всегда Ваша,

Денисова Елена

 Присоединяйтесь ко мне в Facebook на странице Денисовой Елены

Личностный рост: мы в ответе за конечный результат! О процессном взаимодействии.

Как много процессов в нашей деятельности, где результат является исходной точкой для следующего процесса и следующего результата. И как мы оцениваем собственную работу?

С чем я сталкиваюсь рано или поздно в своей работе, это то, что выполнить качественно "свой отрезок" пути недостаточно! Чаще всего толку от моего результата немного, если при передаче в другой процесс понимаешь, что там его "запорют".  Как бы хорош не был ваш продукт или услуга, если использовать его будут некачественно, то и эффективность вашей работы оценить практически невозможно! Конечно, если только ваш процесс не оказывается крайним.

Но в случае, если ваш процесс "крайний" в цепочке создания ценности для "заказчика", тоже не все радужно и замечательно. Представьте, что ваш результат напрямую зависит от качества продукта и услуги, которую вам передают по цепочке от процесса к процессу! И если у вас нет влияния или рычагов воздействия на них, то и эффективность вашего процесса опять же стремится к нулю...

О чем я?

О том, что в наше время так много сложных составных процессов, взаимозависимых и тесно сплетенных, что качественный результат возможен только в командной осознанной работе! А не так: "Я свою часть сделал и передал другому, и трава не расти!" или "Что же я могу сделать? Если Они мне такую фигню подсовывают! Я могу только предупредить (раз за разом) следующего в цепочке, что это фигня - "готовьтесь!".

Если действительно хочешь получать результат и быть экспертом в своем деле, то необходимо выстраивать взаимодействие как с предыдущими процессами, так и последующими - отслеживать процесс целиком от ресурсов до передачи в эксплуатацию и выстраивание поддержки системы. Иначе рискуете потерять свой результат вместе со всеми!

С уважением,
Денисова Елена,
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154

Автоматизация бизнес-процессов как способ выявления потерь производства

В бережливом производстве Тойота говорится, что чтобы обнаружить производственные потери во времени, в расходе ресурсов и в методах выполнении работы, необходимо связать процесс. Это действительно так.

Пока процессы не прописаны, ведутся хаотично и отдельно друг от друга (имеют собственные графики работы, периоды, начала и окончания, не зависящие от соседних процессов), практически невозможно разобраться, где что неверно делается, и где именно происходят провалы.

Но вот, что интересное обнаруживается при упорядочивании существующих процессов, как-то так работающих. Когда выстраиваешь четкую логику и взаимосвязи между объектами и субъектами процесса во времени и определенной последовательности, понимаешь, что "идеальный процесс" будет отличаться от реального.

При написании бизнес-требований к автоматизации сталкиваешься с множеством теоретических вопросов типа "а что если?". Ведь написание данной документации - это умственно логическое умозаключение - почти чистая теория, хотя ты и примеряешь написанное на реальные работы. Тем не менее, когда продумываешь будущее, то, естественно, точно сказать сразу, начиная с нуля выстраивать процесс, что будет не так, предугадать очень сложно. Более того, все случайности и шероховатости исключить сразу же невозможно!

В результате, при внедрении новой технологии сталкиваешься с множеством возражений - мол, а вдруг что-то пойдет не так, и снова придется вносить изменения. Если смотреть на вероятность проявления неточностей и вариаций процесса, как на проблему, то действительно, имеет ли смысл начинать вообще дело?

Да, действительно, связанный процесс, пускай даже на бумаге, уже выявляет какие-то особо острые моменты, которые видны на поверхности и которые можно решить тут же на бумаге. И это хорошо - это первая выгода, которую получают проектировщики и исследователи текущего процесса. В идеале, хорошо бы продумать весь процесс целиком, отработать его вручную, без автоматизации, шаг за шагом, проверяя на возможные прорывы и узлы, как проверяют ёлочную гирлянду - скрупулезно, не пропуская не единого звена. А затем уже автоматизировать чистый отработанный процесс.

К сожалению, в век огромных массивов информации, которые мы обязаны перерабатывать ежедневно по много раз, выясняется, что многие работы, ключевым успехом которых является скорость передачи и обработки информации, вручную не только проверить и выверить на всевозможные потери, просто невозможно как раз из-за ограниченности человеческих ресурсов - без автоматизации рутинной работы процесс попросту невозможен.

И какой вывод я делаю в итоге. Если ставить целью в конечном результате иметь работающий процесс, его необходимо связать во едино, чтобы были четко определены взаимосвязи объектов и субъектов на бумаге, продумать все возможные отклонения, которые видны сразу и автоматизировать по этому "идеальному шаблону". Результатом будет не реальный, конечно, процесс, но после того, как запущена первая тестовая версия, применимая к реальности, начнут всплывать и те проблемы, которые нельзя было учесть ранее. И это не есть проблема - это возможность, которую предоставляет автоматизация для решения. Автоматизация под этим углом зрения является лакмусовой бумажкой, позволяющей определить реальные проблемы, требующие решения с помощью правильно построенной системы обратной связи в виде различных отчетов, системы уведомлений и возможности фиксировать проблемные точки.

Конечно, автоматизация как и связывание процесса является очень тонким инструментом. Чтобы воспользоваться таким способом выявления подводных камней, нужно заранее ответить на вопрос - готов ли менеджмент в оперативном порядке решать все острые моменты, вскрываемые связанным процессом и автоматизацией. Система не должна быть железобетонной и зацементированной навеки. Она должна быть гибкой и редактируемой, управляемой, в случае необходимости, человеком-оператором.

Выявление проблем - это первый и необходимый шаг, но проявленные трудности могут и погубить процесс, если их не решить в скором порядке. Если же процесс постоянно развивать и развивать саму систему, можно добиться огромных успехов в долгосрочной перспективе. Не нужно забывать, что путь к совершенству лежит в бесконечности - постоянное наблюдение, развитие, корректировка и изменение. Это путь успешности.

Это мои мысли "вслух" и поэтому буду рада любой критике и комментариям от вас. Пишите, и я отвечу.

С уважением,

Денисова Елена,

twitter: @EDDenisova

https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154