Управление организационным знанием - как сделать процесс трансформации знаний непрерывным?

Для создания системы управления знаниями (не путать с системой управления данными и информацией) определены два основных аспекта:

1. Создание спирали организационного знания через цикл трансформации знаний из формализованных в формализованные и обратно (4 типа трансформации).

2. Обеспечение свободного и непрерывного движения знаний по структуре организации (три типа движения: директивное "сверху - вниз", инициативное "снизу - верх" и экспертное "из центра - вверх - вниз".

Для первого аспекта достаточно выбрать инструмент (инструменты), обеспечивающие все виды трансформации и связать эти этапы между собой на логическом уровне. Возможно использовать для этих целей как автоматизированные, так и "ручные" инструменты, такие как корпоративная социальная сеть, elearning, СУБД, или очные фасилитации, конференции и т.п.

Для второго ранее я указывала на необходимость создания внутри организации некоего искусственного центра или катализатора, который бы обеспечивал сбор и анализ необходимых знаний в виде опыта, ноу-хау, потребности в решении задач и т.д. и передачу информации наверх, сверху же движение знаний, как правило не встречает препятствий.

Сейчас есть понимание, что это не совсем так. Вернее, не во всех случаях знания спускаются без искажений вниз после обработки в центре. Кроме того, если создавать катализатор в виде выделенной функции для сбора и обработки знаний, то сам катализатор может быть высокой зоной риска для всей системы управления знаниями. 

Что будет, если катализатор будет нарушен или разрушен по какой-то причине (например, сокращение или упразднение данного подразделения, или даже уход каких-нибудь ключевых сотрудников данного подразделения)? Урон будет нанесен всей системе управления знаниями.

Как же быть?

Многие считают, что система должна работать сама по себе - то есть специалисты и эксперты должны сами общаться и делиться между собой с помощью предложенных инструментов. К сожалению, это тоже не работает - в противном случае их пытаются заставить общаться с помощью приказов, распоряжений и прямых указаний по сбору - n-ого количества "знаний". Но это уже не про систему организационного знания. Значит, это не выход.

Что же должно стать "центром" и источником движения и развития системы?

Да, оба аспекта верные. Но считаю, что катализатор не должен быть статичным и принадлежать какому-то конкретному исполнителю, хотя при этом система будет работать как нельзя лучше при условии грамотного расположения в организации и наличии необходимых процессов трансформации и полномочий для обеспечения данного процесса. 

Что позволит системе самореализовываться и саморазвиваться?

Думаю - это мотивация на поиск, создание и обмен знаниями внутри организации. По сути, мотивация и вовлечение - есть двигатель процесса управления знаниями, что обеспечивает коммуникации между участниками процесса.

Чтобы заработал двигатель необходим стимул. Единственное, что мотивирует нас на действие - это поиск решений, оптимальных решений возникших или поставленных задач. Таким образом, "ядром" системы управления знаниями становится не искусственный объект, инициирующий постановку задач, а возникновение самих задач (проблем, сложностей, потребности в улучшении и т.п.). То есть необходимо добавить третий аспект к уже известным двум:

3. Обеспечение быстрой формализации задач и обеспечение либо поиска решений уже известных, либо инициацию новых проектов для их решения. 

Это уже вопрос технической реализации, в каком месте проще организовать сбор потребности и как собрать необходимых "экспертов" для инициации проекта по решению задачи.

Все сводится к обеспечению общих взаимодействий между "заказчиком" задачи и "исполнителями", которые в свою очередь в каждом отдельном случае могут меняться местами, то есть каждый участник процесса может быть и заказчиком, и исполнителем - в зависимости от потребности в решении.

С уважением,

Денисова Елена

https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154

Условия развертывания спирали организационного знания

Начну сегодняшний пост цитатой из книги И.Нонака и Х.Такеучи "Компания - создатель знания", М. 2003:

"Задача организации в процессе создания организационного знания состоит не только в непосредственном создании и накоплении индивидуального знания, но и в обеспечении необходимых для групповой деятельности условий".

И это, действительно так. Мало собрать, формализовать и сохранить знания, необходимо сделать так, чтобы спираль знания была "живой" и "динамической", а без взаимодействия участников создания знания это сделать невозможно.

Как же приводится в действие спираль знания? Сегодня я попытаюсь сверить теорию И.Нонака, Х.Такеучи (основанную, безусловно, на реальной практике) с собственной практикой - все ли было учтено, и на что стоит обратить внимание в дальнейшем. Приглашаю и вас проследовать за моих ходом мыслей - буду благодарна обратной связи!

Первое условие - Намерение.

По сути, это двигатель организации, называемый целью, которая обычно принимает форму стратегии. 

Если рассматривать стратегию в контексте управления знаниями, то она должна быть понятна и однозначна не только высшему эшелону компании, но и каждому сотруднику в разрезе собственной значимости при выполнении рабочих функций по отношению к общей цели организации. Намерение - это стратегический вектор движения к общей цели организации, где каждый ее участник выполняет важную и необходимую роль вне зависимости от управленческого уровня. 

Второе условие - Автономия или самостоятельность.

Данное условия говорит о возможности самостоятельного принятия решения индивида в рамках собственной деятельности. Это показатель осознанности собственных действий, когда человек использует необходимые знания при наступлении тех или иных условий, а не только по требованию руководства. Данное условие возможно только при выполнении первого условия, когда индивид осознает и принимает значимость своей деятельности в общем процессе и непосредственное влияние на конечный результат, а значит стремится к лучшим показателям своей работы, используя имеющиеся знания или находясь в поиске новых знаний.

Третье условие - Созидательный хаос или Потребность в изменениях или улучшениях.

По сути. это осознанный выход из зоны комфорта. Движение в сторону создания нового знания возможно только при определении проблематики  - что нужно улучшить или изменить для достижения лучшего результата процесса или достижения общей цели. Если все устраивает, менять ничего не нужно, то и поиск новых решений не ведется. Но такой вариант практически невозможен. Все изменяется и идеальных решений не существует - есть всегда что-то, что можно оптимизировать, изменить или улучшить. Организация должна осознанно двигаться в сторону постоянных изменений и улучшений в зависимости от окружающей компанию среды. Конечно, вовсе необязательно, что это всегда крупные изменения.

Четвертое условие - Избыточность информации.

Имеется в виду, что при решении задачи важно получать даже больше информации, чем кажется на первый взгляд: лучше отсечь потом "ненужное", чем принимать решения, основанные на неполной информации, однобоких выводов и без учета всех условий. Кроме того, избыточность информации определяется степенью осведомленности сотрудников организации, что помогает быть в курсе задач, над которыми работают другие подразделения или команды - в случае необходимости полученный опыт может быть учтен в других процессах.

Пятое условие - Разнообразие информации.

Принцип данного условия говорит о том. что сотрудники должны иметь возможность знакомиться и использовать не только информацию и знания непосредственной функции, но и смежных подразделений или других подразделений. Это помогает видеть процесс в целом, а не только свой "небольшой кусочек" и понимать принципы взаимодействия или действия общего процесса. 

Если соблюдены все условия, то спираль знания начнет и будет работать. Другой вопрос, что для реализации данных процессов необходимо понимать, что они запускают, фактически, необратимый процесс изменений, на которые придется оперативно и адекватно реагировать.

Всегда Ваша,

Денисова Елена,

https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154

Управление организационным знанием: движение по спирали.

То, что сейчас все чаще и громче говорят о знаниях, управлении знаниями, трансформации знаний и т.п. - хороший сигнал, что мы не только осознали важность организационного знания, но и начали предпринимать какие-то практические шаги.

Сейчас на первый план вышла модель постоянного изменения знания из неформализованного в формализованное знание и обратно. Единственное, что настораживает, что нам присуще упрощать процессы и выбирать частичную реализацию, а не всю систему управления знаниями. Это неверное решение.

Если говорить о науке систем, то можно взять для примера архисложную, но всем наглядную, систему "человек" - где все элементы слажено работают и только наличие полного "комплекта" и взаимосвязей обеспечивает наивысшую эффективность системы.

Допустим, реализовать полностью систему "дорого". И нам продают идею, что можно реализовать только кусочек, и это уже будет работающая система. Так ли это на самом деле? 

Возьмем любую часть системы "человек" - будет ли она отдельно от системы функционировать сама по себе: элемент "рука"?, элемент "нога"? да, даже если центральная часть системы, без которой ни одна система "человек" не может существовать в принципе: "мозг" или "сердце"?

Нет, конечно!

Можно, возразить, что система "без рук, без ног" имеет место существования. Но будет ли это полноценной системой или, говоря научным языком "оптимальной, достаточной и достоверной"? Ответ - тоже нет! Оптимальное решение - это система "человек", задуманная самой природой.

Так и с любой другой системой. Часть системы - не является самой системой, это - элемент системы. Только взаимосвязанные элементы, работающие на достижение определенного результата являются полноценной системой!

Система управления знаниями - не является исключением! Все элементы должны быть в "комплекте". И кроме наличия всех составляющих, должны быть прочные связи между элементами, позволяющие взаимодействовать, работать и развиваться самой системе целиком.

Для того, чтобы имеющиеся элементы системы управления знаниями взаимодействовали между собой и были единой и целостной системой, необходимо выполнение неких условий взаимодействия. В своей работе И.Нонака и Х.Такеучи, кроме спирали организационного знания (трансформация знаний) описали эти условия ("Компания - создатель знания", М.: 2003). 

Всегда Ваша,

Денисова Елена,

https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154