Как часто бывает так, что успех выполнения задачи зависит не только от вас и не столько от вас, а от других людей или даже подразделений? Довольно часто сталкиваешься с ситуацией, когда в сердцах говоришь: "Ах, если бы не "Петя" и не "Вася", все давно решили бы и сделали, а он такой нехороший ставит палки в колеса и все портит!"
Часто бывает так, что лиц, принимающих решение, несколько и у всех свое мнение и видение. А нужно общее согласие и общее решение, учитывающее замечания и предложения каждого. В проекте автоматизации - это обязательное условие: организовать работу представителей совершенно разных сфер деятельности.
Самое сложное в переговорах - это преодолеть конфликт интересов. Каждый опирается на свои ощущения, потребности и ценности. Играет роль и род деятельности участников переговоров, их профессиональные знания и личные предпочтения.
Чтобы переговоры были продуктивными необходимо обязательное соблюдение следующих правил:
1. Взаимоуважение
2. Желание выполнить задачу, поставленную перед участниками переговоров
Взаимоуважение возможно только тогда, когда участники выслушивают все точки зрения и учитывают психологические особенности каждого: все должны высказаться, и каждого необходимо выслушать. Часто бывает так, что кто-то берет на себя роль "лидера" и давит своим мнением на остальных, а кто-то отстраняется от дискуссии и предпочитает отмолчаться, так как не желает вступать в полемику, а потом сдержать решение своим несогласием.
Второе правило также обязательно! Если кто-то из обязательных участников не заинтересован в выполнении поставленных задач, то чтобы не делали остальные, они всегда будут встречать сопротивление. Важно, чтобы все были заинтересованы в получении результата выполнения поставленной задачи.
Что можно сделать для выполнения этих двух правил?
Конечно, легче сказать: "Давайте будем относиться друг к другу с взаимным уважением", чем это осуществить на деле. Тем не менее для выполнения общей задачи его необходимо достичь в реальности. Для этого следует обратить внимание на личностные особенности участников переговоров - лучше до начала работы с ними. В этом поможет классификация по психотипу MBTI и методы доктора Ицхака Адизеса. Часто род деятельности косвенно указывает на личные предпочтения участников переговоров. Если говорить про рабочую группу автоматизации HR-процессов, то состав участников выглядит примерно так:
Заказчики - HR:
Кадровики (юристы) - управленческий уровень преобладает А (Администраторы) - уделяют внимание деталям, выполнению сроков, букве закона, отвечают за качественное выполнение краткосрочных задач.
Подбор персонала - управленческий уровень преобладает P (Производители) - уделяют внимание выполнению задачи здесь и сейчас - отвечают за выполнение срочных задач в краткосрочной перспективе;
Обучение персонала - управленический уровень может быть P или I (если I - интеграторы) - уделяют внимание коммуникационным каналам и отвечают за долгосрочную перспективу работы с персоналом - но чаще всего и здесь преобладает уровень P (Производитель) - это связано с потребностью массового адаптационного или вводного обучения, в то время, как профессиональное обучение слабо развито.
Системные аналитики - управленческий уровень преобладает А (Администраторы) - уделяют внимание деталям, описывают подробные бизнес-процессы, составляют БТА и ТЗ - тесно сотрудничают с подразделениями айти.
Программисты - управленческий уровень - сочетание А и Е (Предприниматель). Обычно трудность общения с айти специалистом (программистом) с одной стороне заключается в любви к деталям (ТЗ должно быть детализировано и описано вплоть до мельчайших подробностей, "кнопочек"), с другой неприятие чужой точки зрения не специалиста (программиста) - ТЗ пишут не так, как нужно - все нужно переделать.
Если собрать всю эту разношерстную компанию в одном помещении, то окажется, что добиться общего понимания и согласия крайне сложно: кто-то будет постоянно шумно доказывать свою точку зрения (P и E), а кто-то саботировать молча процесс (А). К тому же разногласия могут возникнуть (и часто возникают) в одной сфере - у Заказчика. Что уж говорить о коммуникациях между разными не смежными подразделениями?
Для обеспечения первого правила необходимо руководствоваться следующими принципами: дать высказаться по вопросу каждому, заложить для этого время, провести фасилитацию или воспользоваться другими методами проведения мозгового штурма.
Далее проверить второе правило - действительно ли интересы всех участников лежат в области решения предстоящей задачи - нет ли конфликтов интереса. Как правило, если система KPI верно выстроена (или каждый замотивирован на выполнение своей работы качественно, а не только выполнять количественные показатели за счет упрощения задач), то конфликтов при автоматизации не должно возникнуть в принципе.
Если же оба правила соблюдены, но есть вопросы, по которым у участников нет договоренности - каждый тянет на себя одеяло, поможет только один метод поиска решения! Это единая цель выполнения задачи!
Если возникают разногласия, необходимо сверяться с целью и конечным результатом и спрашивать: "Если мы сделаем так, то это поможет достичь поставленной цели?", "Это на столько важно выполнить условие участника или это не отразится или даже помешает выполнению нашей общей цели?", "Что нужно сделать, чтобы достичь нашу общую цель?" и т.д. Цель - это единственный знаменатель, к которому необходимо привести все потребности и особенности участников. Цель - это единственный ориентир решения задачи, маяк рабочей группы. И если снова возникает конфликт интересов между участниками, необходимо сверяться с поставленной целью - она самый объективный судья в любом споре в процессе работы участников проекта.
Если вам это интересно, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.
Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!
To be continued...
Всегда ваша,
Денисова Елена,
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154
