понедельник, 24 декабря 2012 г.

Автоматизация HR процессов и не только

Продолжу тему автоматизации процессов управления персоналом в организации.

Сейчас эта потребность высока в любой компании. Выделяется бюджет, ставятся цели, высказываются бизнес-пожелания. Пишутся задачи, разрабатываются программы, внедряется программное обеспечение. Каждый старается перещеголять другого новомодными технологиями. Компания, в которой я сейчас работаю - не исключение.

Сегодня я хочу подвести краткие итоги проведенному моему анализу ситуации. С получением от руководства задачи автоматизации громкого слова HR-процессов пришла и необходимость решать множество горячий и глобальных вопросов с грифом "очень важно".

 Нужно срочно автоматизировать то один процесс, то другой. Чтобы автоматизировать тот или иной процесс, необходим сам процесс, чтобы он был работающий, хорошо отлаженный и, что не менее важно, описан в формализован в специализированной документации. Но так ли это на самом деле?

В действительности, процесса не существует. Нет, конечно, что-то есть, ведь как-то организация функционирует, принимает сотрудников, увольняет, даже чему-то обучает. Но, при ближайшем рассмотрении оказывается, что эти процессы не систематизированы и происходят хаотично - в виде реакции на уже случившийся факт (возникновение острой потребности на устранение сложной ситуации, например накопившиеся отчеты, которые сложно и долго выполнять вручную). В итоге ставится задача в режиме срочно автоматизировать отчеты!

Но отчеты - это верхушка айсберга! Или нет, даже не верхушка, а дым из трубы. Начинаешь объяснять, что чтобы из трубы пошел дым, нужно для начала заложить фундамент, возвести стены, соорудить камин, провести дымоход, вывести трубу и завести процесс. И только после этого можно говорить об отчетах. Другими словами нужно построить, продумать процесс, отработать его в ручном режиме, не автоматизированном, проверить весь поток на дееспособность, возникновение ошибок, прорывов, незапланированных остановок, потерь, внести множество корректив. В общем отладить процесс от начала и до конца. В процессе задокументировать получившийся рабочий и отлаженный процесс и только после этого приступать к автоматизации по уже готовым материалам.

Но нет! руководству в данный момент, достаточно будет построение трубы от дома - ведь это несложно! И задача и так уже упрощена - все лишь, маленький кусочек дома. И пусть из трубы идет дым... Это понятно, что задача гораздо меньше - не надо строить большое сооружение, но кто задумывается вообще, куда потом эту трубу деть? кому она нужна без дома и камина? На что получаешь резонный ответ - "Ну так, это когда еще будет! Там и подумаем".

Это первая сложность, с которой сталкиваешься с руководством (но далеко не редкой). Вторая - это желание "пойти своим уникальным путем", да так, чтобы никто так не ходил. Зачем использовать наработанный опыт, использовать отлаженные процессы, которые можно с этого этапа улучшать и развивать под свои уникальные особенности?! "Нормальные герои всегда идут в обход". Но тем не менее, в Тойота справедливо замечают, что "Повторное изобретение уже известного - тоже потери".

Вот и получаются на выходе сотня-другая труб, дорогих и уникальных, но не работающих и никому не нужных. А что же бюджет? Ну, здесь все просто - разработка внутренняя, и поэтому это даже не расходы, не аутсорсинг же, а значит, и не траты.

Радует одно, что если есть выход к высшему руководству и есть целая стратегия аргументов и убеждений, позволяющие хоть и не быстро, но все-таки повернуть процесс автоматизации в нужное русло. При условии, конечно, что есть в организации люди, умеющие видеть бизнес-процессы и не боящиеся спорить и отстаивать очевидное.

А как у вас? Поделитесь своим опытом. Буду рада любой обратной связи!

С уважением,
Денисова Елена,
twitter: @EDDenisova
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154