понедельник, 10 декабря 2012 г.

Автоматизация системы. Или что такое - система?

Сегодня стало модным в российском бизнесе применение слова "Система" - системный подход, системное мышление, системное видение.

Но все ли знают, что это и как применять это понятие?

Система - это объективное единство закономерно связанных между собой элементов, предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе.

Для организационных систем можно использовать следующее определение Ан
охина П.К. - целенаправленная совокупность элементов, взаимодействующих достижению заданного полезного результата, который принимается основным системообразующим фактором.

Вот, и получается, что только та организация является системой, где все процессы и подразделения, включая каждого сотрудника, подчинены единой цели и одному направлению, и действуют взаимосвязано - в одном месте происходит изменение, а в другом откликается.

Чтобы автоматизировать систему, нужно четко понимать каждый ее элемент - если это процесс, то он должен быть описан целиком по принципу достижения той или иной цели, опираясь на входные данные. Т.е. у каждого процесса есть начало и есть конец - результат, и есть направление.

Чтобы изучить систему необходимо исследовать ее как внутри, так и снаружи - ее внутреннее взаимодействие элементов между собой и их взаимодействие с внешним окружением.

В реальности, исследовать любую систему не так то просто - все мы находится внутри нескольких процессов и систем одновременно, но так сложно выйти за рамки и окинуть взглядом на происходящее со стороны, а лучше сверху. Когда ты занимаешься решением локальных вопросов, не замечаешь, как это скажется на остальном. Ты тянешь одеяло на одной стороне, а с другой стороны оно лишает кого-то тепла и жизни - такое тоже бывает. И как сложно порой достучаться до людей, когда говоришь о последствиях таких ограниченных действий.

В автоматизации процессов я чаще всего и сталкиваюсь с этой ограниченностью взглядов - "давайте автоматизируем то, что можем - вот этот кусочек, а остальное потом".
В итоге строим трубу на крыше дома, когда нет еще и фундамента, только потому что кому-то эта труба кажется очень важной и необходимой и не хочется ждать построения всей системы. А на вопрос, куда девать трубу, когда дом таки построим, отвечают, что это же будет не скоро еще - там подумаем.

Поэтому я считаю, что первым шагом в любой автоматизации должно быть описание полной картины автоматизируемой системы или процесса - крупными блоками со всеми ходами и выходами. А маяком системы является конечно желаемый результат, цель. Без определения цели, система работать не будет так как нужно - цель нельзя добавить к уже имеющейся системы.

Например, сейчас все уважаемые организации пытаются внедрить систему оценки персонала. Закупают программное обеспечение, набирают специалистов по оценке... Что-то даже внедряют. Спрашиваешь, а цель то какая оценки? Никто толком не знает - сказали внедрить - внедряем. А специалисты по оценке, находясь внутри системы оценки твердят, что их цель - научить руководителей оценивать своих сотрудников. Но зачем они это делают? Никто не знает. Забавно.

После того, как цели и назначение системы в разрезе взаимодействия с окружающими системами определены, можно приступать к изучению ее внутренних элементов и процессов. И здесь нужно определить степень детализации, ведь в деталях дьявол прячется. В принципе, уровень углубления изучения может стремиться к бесконечности.

Главное - не потерять цель исследования - что ищем. Для автоматизации - это особенно актуально, ведь, все предусмотреть, все нюансы и исключения невозможно - что-то нужно оставлять на откуп внешних процессов - вмешательств, в т.ч. человеческий фактор - принятие решений вне системы и корректировка системы. В любой конструкции не всегда нужно жестко фиксировать элементы - могу пойти трещины, где-то нужны и шарниры для гибкости. Чем больше автоматизируется мелких деталей и исключается вмешательство человека, тем меньше гибкости у автоматизированной системы.

Таким образом, к автоматизации имеет смысл переходить, когда процессы выстроены, нацелены и взаимосвязаны как внутри системы, так и извне.

К сожалению, во многих организациях автоматизация ведется локально, без учета глобальных процессов - в итоге получается "снежный ком", где лепятся все новые автоматизированные процессы и в конечном счете управлять такой "системой" попросту невозможно, так как она не имеет четкой структуры и направленности.

Напишите свое мнение ниже. Буду рада любой обратной связи.
Денисова Елена,
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154
eloka@yandex.ru