четверг, 15 мая 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Общая структура процесса - верхний уровень. Part 5.1

Первый шаг в написании бизнес процессов - это работа с носителем информации по сути процесса - "хозяином процесса": нужно было понять текущее состояние описываемой функции - как происходит обучение фактически, и, самое важное, как должно быть в идеале. Результатом данного шага является полный пакет описательной документации по процессу.

Второй шаг заключается в обработке собранного материла с целью структурирования его и выработке общей структуры процесса - верхний уровень. Результатом данного шага должны быть определены главные этапы процесса, охватывающие весь цикл. По сути, эта задача для аналитика - анализ и выстраивание "идеального" процесса на основе полученных данных.

Чем то это занятие напоминает собирание пазла, пазла с потерянной картинкой готового собранного образа. И чаще всего оказывается, что в результате все кусочки уже нашли свое законное место, а в изображении все еще много пустых мест! Самое главное, чтобы силуэт был ясен и четко определен, остальное же можно восстановить, дорисовать, допридумывать,  или же  смоделировать и тем самым создать единое целое и работающее. Эта работа не предполагает широкие и активные коммуникации, разве только, если ее выполняет команда единомышленников, понимающих процесс конструирования процесса - как если при собирания пазла сначала находят уголки и воссоздают рамку, а потом уже собирают все остальное, фильтруя по цветам, например.

Поэтому, на этом этапе как таковых трудностей или конфликтов нет. Это интеллектуальная задача, требующая некой доли сосредоточенности и... креатива, или скорее даже, видения - как найти "уголки" и "рамку". Из полезных навыков для выстраивания структуры процесса я назову основные:
  • алгоритмизация
  • формальная логика,
необходимые для выявления последовательности основных действий - этапов, на основе которых будет проводиться в дальнейшем детализация методом дедукции (от общего к частному).

Этот этап для меня один из самых увлекательных в смысле проведения исследовательских работ. При этом основные "находки" идей возникают весьма невиданно - на прогулке ли, перед сном, в пути... словом, когда есть время отвлечься от повседневности и рутины и просто, глядя в окно (например) поразмышлять. Обычно я ношу с собой небольшой блокнот и карандаш со стеркой для таких инсайтов - либо по процессу, либо по другой надобности (например, при обдумывании презентаций). В любом случае, сначала рисуется набросок на бумаге (и не один, а несколько), рассматривается, обдумывается и корректируется, шлифуется, прежде стать окончательным для переноса в электронный вид.

Электронные же версии представляются заказчику для изучения, корректировки в случае необходимости и согласования для дальнейших действий. Версий может быть несколько. Но если модель хорошо обдумана, и приняты все условия в исходных материалах (а материалы грамотно собраны), то таких итераций немного. Чаще всего заказчик с помощью вас наконец-то видит всю картину собственной деятельности и удивляется, как все стройно и логично. А иногда даже видит дальнейшую перспективу к развитию - того, что раньше не было предусмотрено даже в планах.

Это потрясающий результат - когда выстраивается и структурируется не только имеющиеся процесс, но и возникает новое, неизведанное, но правильное и оптимальное - вот такой побочный эффект дополнительного приятного бонуса для заказчика.

Что примечательно, сам заказчик в итоге чувствует себя исследователем и строителем данного процесса - ведь, именно он предоставил необходимую информацию.и на ее основе были сделаны нужные выводы, которые он же и согласовал.

Говорят, что лучший выигрыш в споре - это, когда оппонент говорит вашими словами от себя, как будто они его собственные, в чем он несомненно убежден.

Итак, результатом данного шага является логическая последовательность основных этапов описываемого процесса под автоматизацию - строгое следование шагов без пропусков.

Если вам это интересно, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша,
Денисова Елена.