понедельник, 12 декабря 2016 г.

#МетодологияВнедрения Поговорим о планировании и сроках задачи, проекта

Как давно это было!

Когда работая в связке в одном проекте со смежным подразделением, оказываясь на "краю процесса", регулярно отвечаешь за окончания срока, который уже "съели" коллеги из предшествующего этапа проекта. 

И ты стоишь перед выбором (очень недолго) - либо работать в режиме аврала дни и ночи, вгоняя в стресс подчиненных, теряя качество и терпение внутреннего заказчика, либо... срочно бежать к заказчику и договариваться о переносе сроков и уточнения результатов, которые наобещали коллеги смежного процесса, не подумав о том, что он один и сроки касаются всех, а не только тех, кто оказался последним в цепочке.

Меня такие ситуации безумно раздражают. Особенно, когда ты работаешь для заказчика и ради заказчика, и в итоге понимаешь, что сроки выставлены неверно изначально, а тебя даже не спросили - вспомнили только тогда, когда возникла проблема. Или даже нет. Весь период срока истратили, а на твою часть даже не подумали оставить немного времени - это твои проблемы. Действительно, зачем? Это же ты "не успеваешь" и виноват в "срыве сроков" - главное вовремя спихнуть задачу - этакая игра в горячую картошку - "чур не я"!

Знакомо? Уверена, что каждый с этим сталкивался!

Думаете, это вопрос тайменеджмента? Отчасти да. Но только не в части, "как все впихнуть в 24 часа суток", чтобы уложиться в срок.

Если все верно спланировано и потом грамотно реализовано, то и сроки соблюдены, и коллеги не в аврале, и заказчики довольны.

Если не брать откровенно ленивых и стопорящих процесс коллег, то основной ошибкой в регулярных срывах сроков является изначально неверно снятый запрос и планирование всего проекта. Я не раз становилась свидетелем, когда коллеги на установочной встрече вместо того, чтобы уточнить запрос, детали запроса заказчика, состояние входных данных, оценить ресурсы и трудозатраты, ограничения и т.п. тут же на вопрос "когда", выпучив глаза называли срок "с потолка", а потом пытались туда впихнуть собственные работы и работы смежных подразделений, искренне считая, что лучшая мотивация друг друга в этом случае: "Мы обещали заказчику выполнить задачу в срок! А срок уже завтра (или даже вчера)". Я в этом случае, обычно, говорю тогда это уже ненужно никому, раз это было вчера.

Если серьезно. Почему большинство так боится обсудить реальный срок? Неужели кому-то интересна кое-как выполненная на коленке задача, которая тут же пойдет в утилизацию? Неужели кто-то готов ждать меньше и получить негатив и больше ничего, чем подождать столько сколько нужно и получить гарантированный результат. Те, кто регулярно специально уменьшает сроки, реально так думает?

Я в своей практике ни разу с таким не сталкивалась. Да, конечно, на входе клиенты озвучивают желаемые сроки на их взгляд. Начинаешь с ними работать, уточняешь в чем их потребность, почему именно этот продукт им нужен, а может, можно решить задачу другим способом, менее затратным. Чаще всего находится оптимальное на тот момент решение. А иногда ответственность приходится брать на себя, когда оказывается, что и им придется предоставить данные необходимого качества...

Как же корректно снять запрос, чтобы на выходе получить работающий план действий вместе со сроками и планированием затрат?

Как обычно:

1. Определите цель запроса и целевую аудиторию
2. Пропишите процесс достижения цели запроса
3. Определите четкие границы процесса - вход и выход
4. Определите входные данные - то, без чего нельзя запустить процесс решения
5. Определите участников процесса и их зоны ответственности - где начинается одна и где она заканчивается и переходит в смежную зону - какие данные при этом передаются
6. Определите сколько времени требуется для выполнения каждой задачи каждым исполнителем - это будет критический путь без "припусков"
7. Определите потребность в ресурсах и оцените их наличие
8. Проверьте ограничения - что может тормозить процесс, и какие крайние сроки на каждом из этапов - если задерживается один, надо понимать, что сдвинутся и другие сроки, если припусков не было
9. Добавьте припуски (они должны быть разумными и такими, чтобы их нельзя было нарушить) и уже пропишите итоговый план
10. Согласуйте и оповестите всех

Если где-то кто-то просрочит свой этап, ему придется точно хорошенько обосновать свою задержу, так как нужно будет отвечать за свою зону ответственности (в том числе и заказчика, если он ответственен за предоставление каких-либо данных) - свалить на "край процесса" уже не получится.

Заказчик, если понимает процесс и заинтересован в конечном результате, всегда соглашается на прозрачные сроки. Если же качество его не интересует, то и результат ожидает другой - это оговаривается на входе на этапе выставления целей. Цели, кстати, тоже фиксируется, чтобы потом не возникало неоправданных ожиданий.

Так, что вам решать - быть в аврале или выбирать прозрачные процессы и взаимодействие с вашими заказчиками и коллегами по процессу!

С уважением,
Денисова Елена