четверг, 21 февраля 2013 г.

Три основных фактора автоматизации в организации

Занимаясь автоматизацией процессов в компании, я сталкиваюсь с множеством вопросов, требующих незамедлительного решения, которые иногда вырастают в крупные препятствия.

Я выделила несколько ключевых моментов, без которых автоматизация в организации невозможна:

1. Безусловно должны быть прописаны и жизнеспособны бизнес-процессы. 
Я считаю, что без этого сама организация не может контролировать, развиваться и подстраиваться (гибко изменяться) под вечно меняющуюся внешнюю среду. Бизнес-процессы помогают видеть ситуацию целиком и в деталях, видеть узкие места, предвидеть проблемы и планировать долгосрочное развитие.

Что касается автоматизации, то если не прописаны процессы, то и автоматизировать, в принципе нечего. Бизнес-процессы являются фундаментом автоматизации.

2. Должна быть выстроена система под автоматизацию, где были бы прописаны все элементы системы и их взаимосвязи.

Элементы бывают основными, являющимися скелетом системы, и второстепенными, потеря которых хоть и отразится на системе в целом, но не фатально.

Если нет понимания, какие элементы составляют систему и как они между собой взаимосвязаны, можно либо повредить ее, либо вовсе уничтожить, как карточный домик. Опять же автоматизация строится на взаимозависимых элементах, где связи между ними являются входные и выходные данные.

Можно конечно, автоматизировать каждый элемент системы отдельно, но если на входе нет понимания о их взаимосвязи, существуют значительные риски, что они потом не состыкуются и окажутся бесполезными по отношению друг к другу.

При построении системы, уже на бумаге, становятся понятны риски, узкие места и сложности, которые неизбежно возникают, когда элементы взаимосвязаны. Если один элемент выходит из строя или просто меняется, все отражается на взаимосвязанных с ним элементах. Если у вас уже есть модель системы, то такой риск вы можете предугадать заранее и подготовиться к нему.

3. Учтены все интересы взаимодействующих элементов системы. 

Может получится, что при внесении изменений в общую структуру системы, выносимые решения отразятся на личных интересах участников. Любая организационная система содержит в себе человеческий фактор. Поэтому важно:
-наличие развитой системы коммуникаций;
-культура взаимодоверия и уважения;
-наличие общей (результирующей) цели системы;
-механизма выявления и принятия ошибок (не поиска виноватых, а признание ошибок и поиска оптимального решения проблем).

Часто сталкиваешься с такой ситуацией, когда человек принял неверное решение, и потом не может поменять его из-за страха потерять авторитет, или задеть чужие интересы (если из-за ошибки были втянуты в неверный процесс другие люди), или лишиться тех или иных выгод. Все это из-за страха наказания за совершенную ошибку. Остается только оттягивать этот момент и стоять "до конца".

Выводить процесс в нужное направление в итоге очень сложно, особенно, если затронуты интересы многих. Тем не менее я уверена, что можно разрешить любой конфликт, если найти первопричину ошибки (исток ошибки), забыть о виновниках и принимать решение, как разрешить сложившуюся ситуацию - поиск виноватых только затянет время конструктивного решения и не даст положительного результата, а именно поворот в нужное направление.

Вывод. Прежде чем что-либо автоматизировать необходимы бизнес-процессы, построена система на основе бизнес-процессов, на этапе реализации построена работа команды, где бы учитывались все интересы участников (любое сопротивление должно быть определено, объяснено и найдено решение конфликта).