среда, 17 сентября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Разграничение обязанностей. Part 10.1

Различают два типа процессов - внутри функции, используемые одним подразделением, или направлением, и сквозные процессы, где участники разнородные и из разных подразделений, где их деятельность в большинстве случаев не пересекается.

В принципе, границы деятельности функций определяются внутри самой организации. И они не всегда однозначны. Это могут быть разные департаменты, могут быть разные отделы, а иногда и должностей.

Для того, чтобы автоматизировать сквозной, или кроссфункциональный процесс, необходимо прежде всего знать или определить четкие границы процессов вовлекаемых функций. Иначе, как понять, является ли он сквозным, или находится внутри функции?

Поэтому, здесь есть несколько сложностей:

1. Четкое разграничение обязанностей.
2. Четкие границы влияния и действия функций.
3. Регламентируемые границы процессов - где функция начинается и где заканчивается.
4. Подтверждение, что процесс проходит через несколько функций последовательно или параллельно.
5. При наличии всех 4-х пунктов необходимо понимать процесс целиком, при его прохождении через все выявленные функции.

Рассмотрим каждый пункт отдельно.

Четкое разграничение обязанностей

Если в организации все функции четко распределены, и есть границы действия: каждый знает, где его полномочия, права и обязанности начинаются и заканчиваются - это прекрасно! Значит, всем известно, кто за что отвечает, и с кого спросить - все сроки выполняются, все работы выполняются качественно.

К сожалению, в действительности, этот случай редкий. И чаще всего обязанности пересекаются, дублируются, или вовсе остаются за пределами компетенции всех заинтересованных лиц. Руководство чаще отвечает на это следующими словами, мол, берите больше на себя, ведь проще сделать самому, чем искать специалиста. 

Сложность, в написании сквозного процесса все-таки разграничить зоны ответственности и определить круг исполнителей, закрепленных за конкретными участками процесса. Наиболее широко применяемые возражения от руководства, что если разделить четко обязанности, придется долго ждать, когда же ответственный сделает свою работу.

Этот страх не дает организациям довериться профессионалам в своей деятельности. В итоге сотрудники завалены работой, с которой им не справиться, а до прямых обязанностей дело может и не дойти. В итоге, получается, что и "своя" работа не делается, и дополнительная - тоже. Также, результаты спросить не с кого, так как зоны ответственности не закреплены.

Поэтому, как бы не болезненно казалось на первый взгляд, необходимо:
- определить, четкие границы функций и круг ответственных людей;
- положиться на работу профессионалов;
- распределять задачи четко по функциям и не пытаться сделать все самим;
- контролировать выполнение задач ответственными сотрудниками;
- не позволять дублировать задачи "во имя ускорения".

Во всем должен быть порядок. Иначе получится, как в известной сказке Корнея Чуковского "Путаница", где все звери поменялись своими природными обязанностями.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova