воскресенье, 21 сентября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Границы влияния и действия функций. Part 10.2

Кроме определения границ процессов внутри организации при написании сквозных процессов есть необходимость выстраивания коммуникаций между задействованными подразделениями и функциями.

Каждое подразделение ответственно за выполнение отрезка общего дела. Но часто бывает так, что задачи дублируются, а подразделения не в курсе, что делают смежные отделы. Получить информацию о работе коллег нередко бывает сложно. А иногда, выстраивая общий процесс, практически невозможно отследить всю последовательность действий. Хуже, когда существуют участки работ, за которые по факту никто не отвечает. Получается, что с одной стороны тратятся впустую ресурсы на дублирование задач, а с другой - ничейные процессы, выполняемые время от времени с низким качеством из-за отсутствия ответственных.

Когда же специалисты принимаются за наведение порядка и выстраивания общей линии процесса, возникает трудность взаимопонимания между подразделениями-участниками, которые, прежде всего, радеют за собственную выгоду, а не общее дело. Оно и понятно, своя рубашка ближе, свои процессы понятней, так привыкли, а коллеги всегда халтурят и не хотят понять и пр. Выстраивание общего сквозного процесса затрагивает все участвующие функции, что неминуемо ведет к изменениям. А люди, как известно, очень неохотно принимают изменения. А тем более, если это касается изменений собственных границ влияния и действий функций.

Тем не менее, чтобы достичь нужного результата - в итоге создания работающего процесса - необходимо найти общий язык со всеми участниками. Каждый должен поучаствовать в написании сквозного процесса. Для этого не нужно писать всем свои кусочки в нотациях, необходимо именно экспертное мнение каждого. 

Сам процесс пишет по словам участников системный аналитик, или человек, который умеет систематизировать полученную информацию в виде алгоритмов и последовательностей. Кроме того, этот человек должен уметь налаживать контакт с противоречивыми людьми, не навязывая собственного мнения. Главное - собрать всю необходимую информацию по общей задаче, найти закономерности, выстроить общую линию, общий процесс, где известны точки входа и выхода всех участников. При этом, участники должны прийти к согласию, что работа должна выполняться именно так и в такой последовательности, а также согласиться взять на себя ответственность за тот участок работы, который относится к новым границам влияния и действия соответствующей ему функции.

В противном случае, процесс сквозной можно грамотно выстроить, корректно выверить, написать и формализовать и даже автоматизировать в последствии. Но если в его создании не участвовали подразделения-участники, не учитывалось их мнение, то и процесс будет в последствии саботирован, и он останется в виде документов и программ, "пылящихся на полке".

Итак, важно учесть существующие границы влияния и действия функций, чтобы выстроить при необходимости новые. Залог успеха находится в корректно выстроенных коммуникациях со всеми участниками кросс-функционального процесса.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova