четверг, 31 июля 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Как проверить правильность моделируемого процесса? Part 9

Когда нотация описания бизнес-процессов в компании выбрана неверно, то возникают совершенно естественные трудности по ее использованию. А именно, что разобраться в описании может только специалист, в отличие от большинства руководителей организации.

Соответственно, что они не могут не только самостоятельно описывать и моделировать свои процессы, но и хуже того, не могут их прочесть, а значит и оценить работу аналитика.

Когда же, выполняется заказ (в данном случае модель процесса под автоматизацию), то очень важно своевременно получать обратную связь. В противном случае, разработчик оказывается в темном туннеле без спасительного света впереди: никто в организации не скажет точно, правильно ли ведется описание.

Какие же маяки помогают не сбиться с пути?

Конечно, ключевая роль отводится изначальному снятию потребностей заказчика. 

Это задача не из легких. Но это на первый взгляд. Как узнать у заказчика, что он хочет в итоге, если он сам не в состоянии это сформулировать? Если его кругозор ограничен текущими срочными задачами, что не способствует пониманию всей картины целиком с вытекающими долгосрочными из нее последствиями. В этом помогает методика снятия потребностей с помощью наводящих вопросов и уточнений. 

По сути, она включает в себя элементы коучинга, когда заказчик выводится на реальные цели, отходя от критических срочных задач, закрывающих собою суть проблемы и процесса.

Это первое, что нужно сделать, чтобы потом не гадать "а то ли хотел получить заказчик на выходе".

Далее, когда моделируется процесс с нуля, как говорилось ранее, определяются рамки процесса исходя из логической причино-следственной связи. Поэтому, вторым маячком станет строгая логическая последовательность, в результате которой в описании процесса логично получены все ответы на запросы заказчика.

Те потребности, которые были озвучены и зафиксированы (например, в таблице), должны быть реализованы и логично вытекать одна из другой.

Проверить смоделированный и описанный бизнес-процесс можно самостоятельно, отмечая все запланированные запросы заказчика. Для удобства можно использовать чек-листы, предварительно показав их заказчику с просьбой проверить и зафиксировать правильность перечня требований к автоматизируемой системе на том языке, который понятен заказчику.

Проверяется не только наличие реализации всех потребностей заказчика, но и логическое исполнение их - системно это, или нет. Нет ли логических ошибок, зацикленности (петель) или пустых процессов, не имеющих результата или логического завершения, процессов с отсутствием начала, возникающих внезапно без входных данных. Логические ошибки аналитик или разработчик процесса может проверить самостоятельно. Для этого можно использовать прием "чтения наоборот" - с конца процесса, наподобие разматывания клубка - от результата к исходным данным. Это позволяет просмотреть весь написанный материал и не пропустить ничего из-за "замыленности взгляда".

Важно понимать, что проверять собственную работу обязательно нужно! Если этого не делать, то на этапе реализации окажется, что потребности заказчика не учтены и не удовлетворены, а деньги и время потрачены зря - в результате никому не нужный продукт, негативное отношение к исполнителю, и, конечно, зря потраченные деньги и время. После таких ошибок у разработчика будет мало шансов оправдаться и реабилитироваться. Авторитет разработчика должен быть на уровне эксперта, иначе заказчик не станет ему доверять и прислушиваться к его советам, а значит и работать с ним.

Итак, резюме. Чтобы проверить правильность собственной работы по описанию бизнес-процессов заказчика необходимо ориентироваться на первичные потребности заказчика и проверять полученную логическую последовательность действий процесса, которая должна дать ответы на все возможные вопросы и условия процесса. От качества проверки зависит успех всего предприятия по реализации проекта моделирования процесса заказчика и его автоматизации.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova