вторник, 2 августа 2016 г.

О вовлеченности участников рабочих групп проектов или несколько слов о коммуникациях

Давненько не делилась мыслями на тему коммуникаций - надо срочно исправляться! :)

Когда проект встроен в систему и участники отрабатывают как винтики в швейцарских часиках строго по заданному алгоритму, вопросы коммуникаций как-то даже не встают. Но на самом деле стоит задуматься, как устроена сама система проекта.

Любой проект движется группой людей, где конечный результат и успех завершения зависят от слаженной работы команды.

С чего обычно мы начинаем работать? Лично я любой проект начинаю с разработки алгоритма его проведения или построения методологии проекта - цель и как ее достичь. Далее собираю установочную встречу с руководителями, заинтересованными в результатах проекта (если, конечно, речь идет не о единичной задаче для одной группы, а для глобального проекта, охватывающего многие подразделения или целевые аудитории организации), где прежде всего знакомлю с задачей, обрисовываю основную цель и желаемые результаты, проговариваю возможные выгоды для собравшихся и... запрашиваю обратную связь по поводу озвученной идеи - по сути провоцирую на высказывание возражений, сомнений, вопросов, уточнений - всего того, что говорит о том, что люди не просто кивают головами, но реально пытаются разобраться в ситуации и уже планируют в голове какой-то свой план действий или продумывают свою личную линию поведения, основанную на полученных впечатлениях.

Почему важно на входе отработать все возражения и ответить на все вопросы и сомнения? Да, потому что, если они останутся нерешенными в голове у участников, то обязательно "всплывут" в самых неожиданных формах и, как водится, в самый нежелательный момент! Кроме того, когда люди молчат и повторяют "нам все понятно", меня это всегда настораживает - понятно, пока не начали делать, а как начали делать, то так, как либо получается, либо как хочется - лишь бы отстали. О вовлеченности говорить в этом случае не приходится.

Как же вовлечь людей в обсуждение и вывести их на откровенный уровень? 

Безусловно, сама атмосфера должна быть с одной стороны дружелюбной, с другой - рабочей, где все должны понимать всю серьезность и необходимость происходящего - конечно, роль руководителя проекта должна основываться на авторитете эксперта прежде всего методологии проекта - экспертиза всегда должна быть на стороне участников рабочей группы (а иначе зачем их позвали?). 

Далее, описание алгоритма выполнения проекта должно быть не только предельно понятным, но абстрактным, а именно применимым к реальной деятельности рабочей группы - все возможные опасения и возражения возникают не на уровне обсуждения алгоритмов проекта, а именно в области практического выполнения. Поэтому необходимо выводить группу на "примерку" методологии к их реальной деятельности, моделируя процесс проекта до завершения и отражения в практике. Так уж мы устроены, что слабо умеем рефлексировать (или переносит) абстракцию на реальные условия - в этом нам нужна помощь в виде правильно поставленных вопросов и переносов через словесного моделирования - что нужно сделать, зачем, как это будет выглядеть в результате, как это отразиться на деятельности участников... 

По сути всех интересует не столько порядок выполнения (хотя структура также важна), но прежде всего людей беспокоят любые изменения в их привычном укладе - нужно сопротивляться изо всех сил или наоборот включаться, чтобы изменения были продуктивными и всем от результатов было лучше и как можно скорее.

Задача на первой встрече отработать сомнения и дать возможность группе самостоятельно разобраться в вопросами, решить о степени полезности проекта и сделать кровными будущие результаты проекта.

Конечно, проще спустить задачу в директивном порядке, но всегда в этом случае есть возможность выполнить ее если и качественно, но не наилучшим образом. Обычно же это провоцирует чисто формальный подход, который влечет за собой не только низкие результаты, но и формирование негативного отношения к любым инициативам руководства по отношению к деятельности сотрудников.

Механизм мотивации в больших проектах использую по принципу каскада - сначала отрабатываем вовлечение руководителей рабочих групп, далее руководители с помощью рекомендаций методологов проекта набирают себе группу экспертов, с которыми в свою очередь также проводят установочную встречу на "включение в работу". Данные установки и обязательные отработки обратной связи в виде возражений, сомнений, вопросов и уточнений позволяют снять дальнейший стресс работы группы и вовлечь участников максимально в процесс проекта.

Как то так.

С уважением,
Денисова Елена о коммуникациях