четверг, 26 июня 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов: есть ли границы автоматизации ручной работы? Part 6

Когда с рамками процесса определились, и продумали верхний уровень, следует приступать к его детализации - подробном логическом описании всех подпроцессов с указанием всех условий  и возможных вариаций.

Процессы могут быть линейными с четко определенным путем развития (из точки А в точку В) - так работают все машины и роботы. А могут быть сложными и сильно разветвленными, в зависимости от принятых решений - как работает человек, у которого любой процесс сложно разветвленный - он может пойти этой дорогой, потому, что так ближе, другой дорогой - тут чище, третьей - там живет его бабушка, которая заболела, и все три дороги приведут его к дому.

Чем жестче описание процесса, чем он линейнее, тем меньше ошибок в выполнении: все строго по шагам и этапам - один выполнился, начинается следующий. Чем проще процесс, тем легче его автоматизировать. В принципе, простые вещи скучны и рутины - их то в первую очередь и автоматизируют: зачем тратить время людей, если за них это может сделать машина?

Но, как оказывается, что большая часть ручной работы человека далеко не так идеальна. И линейных процессов не так много. А неструктурированной, но все же рутиной и постоянно повторяющейся работы, много. Более того, часто бывает так, что, чтобы наладить процесс, который требует огромных трудозатрат просто не обойтись без "машинного ума" - когда информации для обработки такое количество, что выстроить процесс без автоматизации попросту невозможно.

Когда понимаешь, что автоматизация - это очень хороший инструмент для оптимизации работы, то кажется, что автоматизировать можно всё и вся! Это частое заблуждение бизнеса, особенно, когда бюджет позволяет. На самом деле, границы автоматизации все же есть, и весьма ощутимые.

Чем больше автоматических движений, тем меньше задействована работа мозга человека. И тем меньше можно вносить изменения. Если оставить только выбор заданных опций, рискуешь пропустить что-то важное или, пытаясь учесть все условия и возможные вариации, система на столько окажется громоздкой, что окажется похожа на спутанный клубок ниток - и работоспособность такой же. Невозможно учесть все исключения из правил.

К одним из самых трудно автоматизированным процессам относятся, безусловно, управление персоналом. Что можно автоматизировать относительно просто - это учет кадров - для этого даже созданы специальные программы: 1С, Босс-кадровик и др. Но как быть с остальными функциями HR - обучение (не только электронное), адаптация, оценка, кадровый резерв, управление талантами и пр.?

Да, сейчас существует множество программных многомодульных платформ, обещающих автоматизацию указанных процессов "в одном флаконе". Но на самом деле, связать во едино множество действий, чтобы они запускались автоматически при выполнении каких-либо заданных условиях (например, получен результат одного действия, что является спусковым крючком для следующего), часто не представляется возможным, так как входные точки определить сложно - все зависит от обстоятельств, которых великое множество и учесть их не представляется возможным.

Единственно правильным решением в этом случае является ограниченность автоматизации - что-то все же оставлять на усмотрение оператора. Например, проведение обучения (очного) автоматизировать нельзя - все же тренинги остаются тренингами, а значит, и автоматическое завершение под вопросом. Конечно, можно "закрывать" тренинг автоматически в системе (проставлять статус) по истечению заданного промежутка времени. Но, если тренинг вовсе не состоялся из-за недобора или болезни тренера, то система все же "начнет" и "закроет" тренинг автоматически. И по отчетам проведется ложная информация. Лучше, если закрывать тренинг будет сам тренер или администратор (человек, контролирующий процесс обучения). При чем, не просто закрывать, но и проставлять перед этим статусы присутствия обучаемых, а сообщения об отметках присутствия будут уходить не только в отчет, но и руководителям сотрудников. Т.е. мы вводим ручное воздействие, полагаясь на работу тренера и его заинтересованность, но при этом вводим простое решение контроля - автоматические рассылки уведомлений, что намного проще, чем продумывать все "если" решений машины, чтобы не получилось холостой  и ложной работы.

Итак, сложность в описании HR бизнес-процессов заключается в определении границ автоматизации - что автоматизировать, а что оставить на усмотрение оператора, на ручное воздействие, или заложить возможность корректирования системных решений оператором (смотря по обстоятельствам и следуя здравому смыслу).

Если вам это интересно, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...


Всегда ваша
Денисова Елена,
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154
@EDDenisova