понедельник, 13 октября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Регламенты. Part 10.3

Перед тем, как переходить к автоматизации процессов, необходимо разобраться с внутренними нормативами и регламентами организации.

Чем больше компания, тем более это критично. В маленьких фирмах, где численность персонала не превышает 100 человек, описание процессов может отсутствовать, а функции четко не разграничены - здесь считается в порядке вещей совмещение двух и более функций, или выполнение обязанностей по принципу, кто менее всего загружен.

Но если организация крупная, и владелец компании может никогда и не увидеть лично своих сотрудников, очень важна структура, разделение функций, контроль их выполнения. Крайне нежелательно, если функции дублируются и выполняются одновременно различными подразделениями, что ведет к пустой растрате ресурсов и ошибкам. Когда за результат выполнения работы ответственны все, то это означает, что никто ни за что не отвечает, найти ошибку и исправить становится практически неосуществимым занятием.

В отношении автоматизации границы процессов должны быть четко определены, а зоны ответственности - зарегламентированы, чтобы не оказалось, что есть участки, за которые никто не отвечает: если работа не выполнена или выполнена некачественно, ответственных за нее работников не найти.
Конечно, регламенты должны разрабатываться опять же грамотно, без излишней бюрократии. Также регламенты должны поддерживаться в актуальном состоянии. Довольно часты случаи, когда регламенты разрабатываются, формализуются и забрасываются из-за произошедших каких-либо изменений в организации. В итоге они не работают, а в худшем случае - тормозят процесс.
В крупных организациях (не во всех ,к сожалению) ведется постоянный учет регламентам специальным подразделением, в зоне ответственности которого находится актуальность всех внутренних нормативов компании и правильность составления и обновления этих документов.
При написании регламента довольно сложно соблюсти правильность изложения - нередко, когда автору документа понятно, о чем он, а тем, кому он предназначен в работе - нет: много логических, лексических ошибок, двусмысленностей и неоднозначностей, а иногда и пропусков в последовательности описываемых действий.
Для автоматизации требуются четко прописанные регламенты и процессы, где указаны не только границы процессов, но и все ответственные лица, участники и их роли. Все должно быть однозначно - не должно быть "белых пятен" зон безответственности или наоборот дублирования задач, или "петель" или "зацикленности" процесса, когда действие не имеет конца и не приносит результата.
Конечно, регламенты, написанные неграмотно или содержащиеся в хаотическом состоянии, могут повредить процессу и привести к застою. Но при подготовке процесса к автоматизации они необходимы!
Даже если регламенты не существовали до постановки задачи автоматизации, их необходимо разработать и подготовить под них систему поддержки на будущее.
Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova