понедельник, 13 октября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Регламенты. Part 10.3

Перед тем, как переходить к автоматизации процессов, необходимо разобраться с внутренними нормативами и регламентами организации.

Чем больше компания, тем более это критично. В маленьких фирмах, где численность персонала не превышает 100 человек, описание процессов может отсутствовать, а функции четко не разграничены - здесь считается в порядке вещей совмещение двух и более функций, или выполнение обязанностей по принципу, кто менее всего загружен.

Но если организация крупная, и владелец компании может никогда и не увидеть лично своих сотрудников, очень важна структура, разделение функций, контроль их выполнения. Крайне нежелательно, если функции дублируются и выполняются одновременно различными подразделениями, что ведет к пустой растрате ресурсов и ошибкам. Когда за результат выполнения работы ответственны все, то это означает, что никто ни за что не отвечает, найти ошибку и исправить становится практически неосуществимым занятием.

В отношении автоматизации границы процессов должны быть четко определены, а зоны ответственности - зарегламентированы, чтобы не оказалось, что есть участки, за которые никто не отвечает: если работа не выполнена или выполнена некачественно, ответственных за нее работников не найти.
Конечно, регламенты должны разрабатываться опять же грамотно, без излишней бюрократии. Также регламенты должны поддерживаться в актуальном состоянии. Довольно часты случаи, когда регламенты разрабатываются, формализуются и забрасываются из-за произошедших каких-либо изменений в организации. В итоге они не работают, а в худшем случае - тормозят процесс.
В крупных организациях (не во всех ,к сожалению) ведется постоянный учет регламентам специальным подразделением, в зоне ответственности которого находится актуальность всех внутренних нормативов компании и правильность составления и обновления этих документов.
При написании регламента довольно сложно соблюсти правильность изложения - нередко, когда автору документа понятно, о чем он, а тем, кому он предназначен в работе - нет: много логических, лексических ошибок, двусмысленностей и неоднозначностей, а иногда и пропусков в последовательности описываемых действий.
Для автоматизации требуются четко прописанные регламенты и процессы, где указаны не только границы процессов, но и все ответственные лица, участники и их роли. Все должно быть однозначно - не должно быть "белых пятен" зон безответственности или наоборот дублирования задач, или "петель" или "зацикленности" процесса, когда действие не имеет конца и не приносит результата.
Конечно, регламенты, написанные неграмотно или содержащиеся в хаотическом состоянии, могут повредить процессу и привести к застою. Но при подготовке процесса к автоматизации они необходимы!
Даже если регламенты не существовали до постановки задачи автоматизации, их необходимо разработать и подготовить под них систему поддержки на будущее.
Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova

понедельник, 6 октября 2014 г.

Всероссийская научно-практическая конференция «Завещание И.И. Бецкого" - г. Санкт-Петербург, 4 октября 2014. Подробный отчет: заметки, впечатления и выводы.

4 октября 2014 посетила "Всероссийскую научно-практическую конференцию "Завещание И.И. Бецкого" в г. Санкт-Петербург. Сегодня расскажу подробно - с чего началось, и что в итоге произошло.

Началось с того, что примерно месяц назад пришел запрос в LinkedIn контакта от уважаемой коллеги из уважаемого государственного ВУЗа с последующим приглашением принять участие с докладом во Всероссийской конференции, посвященной образованию и методам обучения, в том числе в заявленных темах было указано и дистанционное обучение. Там же указывалось, что предполагается участие как ВУЗов, так и коммерческих организаций.

Признаюсь честно, я не так хорошо знаю И.И. Бецкого, так как являюсь все же кандидатом технических наук, и с гуманитарными науками знакома либо по школе, либо на уровне обывателя - с практической стороны. Поэтому, я даже точно не знаю правильного ударения уважаемого Бецкого И.И., поэтому я внимательно изучила в присланном приглашении любезно предоставленную историю.

Приглашение было составлено скрупулезно и с четким указанием правил участия. Это указывало на серьезность мероприятия. Поэтому я решила, что если приглашают и им интересно, чем я занимаюсь, о чем говорю, то почему бы не посетить один из моих любимых городов, совместив приятное с полезным?

Памятуя о необходимости получше узнать предполагаемую аудиторию, я заранее запросила информацию - что будет интересно из моего опыта, прислала отредактированную по указанным правилам (а они, на мой взгляд, были очень строгие, включая шрифт, отступы и количество символов). Ответ, признаться, получила довольно быстро - отвечали оперативно. Что материал интересный, а так как среди участников много заявленных из корпоративного обучения, то любой опыт будет интересен - я выбрала комплексное описание - кратко обо всем в системном виде, где четко прослеживается связь между обучением и практикой.

Далее я запросила программу конференции, где были бы указаны участники, темы и хотя бы примерный порядок докладов. А также я запросила ссылку на сайт конференции - сейчас принято размещать информацию в Интернете, где можно ознакомиться с самой конференцией, ее миссией, историей, периодичность, контактами организаторов и так далее. Плюс, на этот сайт можно было бы сослаться и поделиться "посещением" с коллегами из отрасли. 

Самостоятельные поиски сайта ни к чему не привели. Я нашла организатора конференции - "Президентская библиотека им. Бориса Ельцина", ее официальный сайт. Но на нем, не смотря на другие анонсы проводимых мероприятий, моей конференции в помине не было. Я совсем уж подумала, что это какая-то мошенническая схема, где предлагают участие, собирают оргвзносы (с каждого по тысяче, не так уж и много, если таким образом пригласить человек 50 и больше) и благополучно исчезают. Сумма была не столь значительна, но все же...

На мой запрос о сайте мне ответили, что проводят конференцию впервые, и приглашают адресно, а программа вот-вот будет готова.

В итоге, я отпустила ситуацию (и здесь я сделала вторую ошибку) и решила, что даже если это обман, я таки посещу сам город.

Когда я приехала, я подготовилась и прибыла в указанное время в приглашении на 10 минут по-раньше, чтобы не спеша зарегистрироваться и спокойно устроиться.

Но сюрпризы начались, практически сразу! Во-первых в самой библиотеке никакого намека на проводимое мероприятие, не было - никаких встреч, указателей, звонков "о том, как добралась и прочее" - ни-че-го. Но это еще полбеды. На входе, перед "вертушкой" выяснилось, что конференция все же состоится.. внимание! с 11.00 до 13.00! Всероссийская конференция и всего! 2 часа! 

Более того, регистрация, оказывается, началась в 10.00 вместо 10.30, а далее по программе шла экскурсия. А сама программа была только у организаторов - вот это сюрприз. Но об этом я узнала позже. Для начала оказалось, что в списках пропусков мое имя не значилось, не смотря на то, что на частных основаниях я все оплатила и предоставила заранее - за 3 недели. Пропуск мне оформили на месте, даже не объяснив этого - просто пригласив в какую то коморку, сфотографировав молча, молча же выдав карточку и указав на дверь...

Я догадалась вернуться к вертушке, где О! Чудо! меня пропустили в святое святых. Далее я прошла в гардероб, где, как я была уверена, у меня есть 10 минут запаса для регистрации, меня ждали две недовольных "тетушки", которые спросили меня, не на экскурсию ли я пришла, на что я совершено откровенно и честно ответила, что нет, я на конференцию... "Тетушки" недовольно на меня поглядывая, шептались, что им что же придется ждать меня?! (да кто же знал то, что я заставляю кого-то ждать).

Экскурсия, надо сказать, была любопытной - не каждый день ты оказываешься в Президентской библиотеке. Но если бы о ней знать заранее, я наверное, не опоздала бы.

После экскурсии нас (человек 30-35 - это была очень большая Всероссийская конференция) провели в мультимедийный зал конференций. И вот здесь то (Да, да!) я наконец-то получила программу конференции! Вот тогда то я и узнала, что я безнадежно опоздала.

Следующие сюрпризы повалились на меня, как из рога изобилия. Во-первых время своего выступления я так и не узнала, так как в программе его попросту не было. Во-вторых, город компании, которую я представляю, указан был почему-то моим родным городом проживания, который я указывала для почтовой пересылки сборника статей после конференции. В-третьих, и самое главное для меня - среди 47-ми зарегистрированных участников из корпоративного сектора была я одна (а где же те многие, заявленные?!). В-четвертых и пятых, среди этих 47 участников 40 были из С.-Петербурга или пригорода и из педагогических университетов.

Мое присутствие было какой-то чудовищной ошибкой организаторов. Но я все еще верила и надеялась, что раз меня пригласили "адресно", то наверное, организаторам интересен мой труд, опыт и доклад.

Два часа ушло на доклады 4-х человек. Хотя регламент заявлен был строго - по 10 минут на каждого. Я слушала очень внимательно, и старалась не уснуть. Соседка моя даже успела вздремнуть и немного всхрапнуть, благо кресла там очень комфортны и удобны, а также еще несколько человек в зале. В какой-то момент в разгар чьего-то выступления ко мне подошла организатор и шепотом поинтересовалась, действительно ли я такая-то и такая. Получив утвердительный ответ, мне задали самый удивительный вопрос: "буду ли я выступать" - это при том, что я заплатила за доклад и прислала все необходимые документы. На мой утвердительный ответ, я получила еще более удивительный комментарий: "А я думала, вы не приедете!". Уже тогда надо было мне понять, что "песенка моя спета".

Тем не менее, я выслушала все доклады и дождалась своего выхода. И тут еще один сюрприз - оказывается, что для "своих" 10 минут - это минут 30-35, для меня же - 10 минут - это менее 7-ми. Ну да ладно, я смогла бы уложиться. Пока я представлялась, выводилась на экран моя презентация - заранее собрать их организаторам было недосуг. Каково же было мое удивление, когда предыдущих участников презентации загружались без проблем, моя же зависла и показывалась только краешком слева.

Мне предложили сделать доклад без оной - по-памяти рассказывая о слайдах вслепую, когда остальные будут наблюдать презентацию на своих экранах! Ну, чтож... Пришлось рассказывать с места.

Честно говоря, мне не очень комфортно беседовать с аудиторией, не видя ее. Тем не менее я рассказала, представив, что веду вебинар. Единственное отличие - это ощущение окружающего настроения. В какой-то момент, ближе к середине доклада, я почувствовала взгляд, недобрый взгляд - подняла глаза и увидела злые-презлые глаза организатора, которые, буквально кричали и приказывали остановиться! Кивком же мне показали, что пора закругляться. быстро протараторив, мне удалось дойти до последнего слайда, но прокомментировать его мне уже не дали. Грубо прервав и задав "самый главный вопрос конференции": "А какое отношение имеет ваш доклад к И.И. Бецкому" - я почему-то вспомнила про свою защиту диплома, когда всех студентов спрашивали: "А где тут САПР?! И какое отношение имеет к строительству?" и от этих ответов зависила судьба оценки дипломной работы. Хотелось сказать, что я давно не студентка, дяденьки и тетеньки, я могу паспорт показать... Но мне дали понять, что мне пора идти "гулять". Нет, конечно, мне предложили продолжить доклад в другом месте - в "Герценке" (где это, я конечно, не знаю, так как я из Москвы и знать все ВУЗы С.-Петербурга, в принципе не могу), но таким тоном, что мне стало ясно, что точно меня там уже не ждут...

Но! Зато аудиторию я точно разбудила. Даже не дорассказав доклад, преподаватели наперебой просили мою визитку. Ну, и на этом спасибо! Результат есть.

А организатору я вежливо, прощаясь, дала обратную связь, что прежде приглашать людей из других организаций (не ВУЗов) из других городов, следует заранее присылать Программу конференции, где можно четко составить себе представление, чему же посвящена она, и как будет проходить, чтобы люди не тратили свое драгоценное время и деньги, а также нервы.

Вы думаете, передо мной извинились? Нет, конечно). Рассеяно кивнули и дальше занялись своими делами. О сертификате участника я даже не заикнулась - зачем? И я не удивлюсь, если обещанный сборник статей участников мне забудут прислать...

Если вам показалось сообщение полезным, вы можете поделиться им ниже или оставить "лайк". Также читайте другие публикации в блоге.
Если у вас есть вопросы, и вам есть, что обсудить - пишите в комментариях, я обязательно отвечу!

Всегда ваша
Денисова Елена,