четверг, 12 марта 2015 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Этап 2. Подготовка системы к сдаче в эксплуатацию. Part 15

Не секрет, что изменения сопутствуют на всем протяжении проекта автоматизации, начиная с описания бизнес-процесса или разработки самого бизнес процесса и заканчивая готовым программными продуктом. Необходимость внести изменения может возникнуть уже на этапе передачи программного обеспечения конечному пользователю, тому, кто будет с ним работать.

Поэтому процесс подготовки системы к сдаче в эксплуатацию можно ориентировочно разделить на три этапа:

1. Презентация автоматизированной системы
2. Проведение обучения
3. Подготовка инструкций работы в автоматизированной системе

Что же представляет собой презентация готового программного обеспечения?

Прежде всего - это демонстрация возможностей и работы автоматизированного процесса от начала и до конца - от загрузки данных, до получения желаемых результатов или отчетов. По сути, полученная программа должна оптимизировать работу конечного пользователя, что выражается в экономии времени, ресурсов и финансов. Часто бывает так, что система дает возможность выполнять более сложные и трудоемкие операции, чем пользователь мог осуществить вручную или мог только мечтать об этом.

В идеале, программа всем нравится, все учтено и работает либо как предполагалось или даже лучше. На деле же это бывает редко. Чаще всего на заключительном этапе процесса автоматизации уже при знакомстве пользователя с программой по его инициативе возникают замечания или дополнения. К этому нужно быть готовым: проще корректировать уже существующий продукт, который можно осмотреть и "пощупать", чем корректировать мысли и задумки, даже если они существуют в виде формальной документации.

Если алгоритмы программы в целом продуманы были хорошо, и основное учтено, то внести коррективы не будет большой проблемой. Хуже, если "все не так" - значит изначально была неверное сформулирована потребность и поставлена цель автоматизации - это крайний случай, и тоже бывает редко - если весь алгоритм работы над проектом автоматизации выполнен верно (т.е. на этапах автоматизации от постановки задачи на автоматизацию, до формирования бизнес-требований активно привлекались заказчики или представители конечных пользователей), то этот исход маловероятен.

Полученные замечания и дополнения, перед тем как принять их в работу, необходимо проанализировать на целесообразность внесения изменений в готовую систему. Возможно, что-то не было понятно при презентации и это уже есть в системе или замечания несущественны или слишком затратны и без них "жить можно".

По результатам анализа полученных замечаний необходимо принять одно из решений: 
  • Вернуть систему разработчикам на доработку;
  • Выпустить систему в эксплуатацию, а дополнения реализовывать на этапе поддержки системы;
  • Отказаться от замечаний, аргументировав их нецелесообразность.
После того, как автоматизированная система формальна принята конечным пользователем - учтены все пожелания и проверены все требования, необходимо провести обучение по работе с системой.

Сейчас существуют инструменты как для очного, так и для дистанционного обучения. Если это разовое обучение, то достаточно проведения стажировки, когда обучаемый (ые) под руководством инструктора проходит весь процесс целиком. 

Есть варианты электронного встроенного обучения в саму систему в виде подсказок и сообщений обратной связи - подобные инструменты используют в сложных автоматизированных системах, пользователями которой является большое количество пользователей. Применение встроенного электронного обучения затратно по реализации, и о его применении принимает решение заказчик. 

Иногда заказывают электронные курсы, включающие в себя симуляторы-тренажеры. Такие курсы позволяют не только попрактиковаться, но и в дальнейшем используются в качестве справочников в случае, если что-то забылось.

Выбор формата (ов) обучения зависит от области применения автоматизированной системы, количества пользователей и уровня их подготовки в области информационных технологий, а также потребностей бизнеса.

Заключительной фазой подготовки системы к сдаче эксплуатации является подготовка инструкций по работе с системой.

Инструкции разрабатывают как для пользователей, кто будет непосредственно работать с автоматизированной системой, так и для администраторов для настройки системы, если настройки предусмотрены техническим заданием.

Инструкции должны отражать полный перечень действий и операций. Рекомендуется составлять инструкции следующим образом:
1. Согласно ТЗ и Дополнительным документам составить перечень всех операций и действий автоматизируемого бизнес-процесса
2. Выполняя их, фиксировать все шаги письменно, иллюстрируя каждый шаг скриншотом.
3. После того, как инструкция операции готова, выполнить операцию, используя инструкцию (лучше, если это выполнит сторонний человек, кто не составлял данную инструкцию).
4. Исправить недостатки, если они были выявлены при проверке.

После того, как пакет инструкций готов, можно переходить к заключительному этапу проекта автоматизации бизнес-процесса.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,