понедельник, 30 марта 2015 г.

О том, что инерциальных систем нет! Или где границы обучения?

Знаете, когда читаю ту или иную книгу (художественную, профессиональную литературу или даже научную), ловлю себя на том, что периодически беру этакую призму из другой области (книги, опыта и пр.) и просматриваю через нее описываемое в текущей книге. А иногда даже несколько призм идут в дело - не специально, чисто механически, как заблагорассудится моему мышлению или мозгу (интересно, это мозг живет "сам по себе"?). При чем в процессе изучения таким способом осмысления занятные вещи находятся или вырисовываются.

Например, я совершенно легко могу найти параллель между тремя разными произведениями, написанными разными авторами, в разное время и для разной, в принципе, целевой аудитории и да, с разным ролевым сюжетом - "Властелин колец" Дж. Р. Р. Толкина, "Хроники Амбера" Р. Желязны и "Гарри Поттер" Дж. Роулинг. Все они по большому счету об одном и том же - о добре и зле. Конечно, кто-то с возмущением скажет, что их сравнивать нельзя - тем не менее я вижу связки, и даже в деталях - кому интересно, могу после поделиться.

Но если идти дальше, то при изучении личностных черт персонажей я могу определить их психотип или даже управленческий уровень или примерить классификацию спиральной динамики и с этой точки зрения понять логику происходящего...

О чем это я? О том, что человек постоянно примеряет опыт и знания в других ситуациях, и чем больше он узнает по средствам чтения или обучения, то тем больше он использует накопленное для изучения и понимания других неизвестных сфер. Что-то такое даже я видела в философских рассуждениях древних философов, но к сожалению, имен не вспомню..

На самом деле, это особенность человеческого мозга, на сколько я понимаю (информация взята мною после детального изучения книги Савельева С.В. "Изменчивость и Гениальность") - использовать накопленные знания для осознания нового - зачем изобретать что-то новое, когда в "кладовках" мозга есть столько полезного - бери и применяй.

Другое дело, что после формального обучения далеко не все знания "ложатся на полочки в мозг" - большинство уходит в эфир. Помните эти слова обучаемых или самих себя: "Вы нам практику расскажите! Как это сделать лично на моем примере?" - оказывается, далеко не все получается легко переложить на собственный опыт. И это большая проблема современного обучения - неважно какого формата.

Я, конечно, не могу сказать однозначно, как быть в такой ситуации, но кое-какие мысли роятся сейчас в моей голове. Попытаюсь их изложить, пока не испарились (улыбка).

Думаю, как говорил наш старый профессор кафедры САПР во времена моего обучения, что изучить систему можно только инструментами другой (а лучше нескольких) систем. Что это означает? 

Дело в том, что само обучение, обособленное и выделенное, от действительной среды не может ничему научить! Так как обучаемый находится внутри системы обучения и пользуется только ее инструментами. Инерциальных систем нет! Все взаимосвязано и перетекает одно из другого и обратно. 

Чтобы человек мог закрепить, а тем более использовать полученные знания, он должен "проверить" их, используя "инструменты" другой системы - например, рабочей. Может быть, поэтому в MBA строгие ограничения поступления - сюда должны приходить люди с уже имеющимся "багажом практического опыта"?

Если говорить о корпоративном обучении, то какой-то общий шаблон обучения для всех организаций, переносимый специалистом по обучению из одной компании в другую не существует, так как зависит от множества факторов.

Обучение - это комплексное решение, которое, мало того, само по себе индивидуально, так и встраивается в уникальные условия окружающей среды: нельзя сказать, что только e-learning или очное, или и то, и другое; нельзя установить раз и навсегда порядок "шествия" тех или иных форм обучения - "сначала очное - потом электронные курсы" и наоборот; нельзя однозначно отстаивать или настаивать на форме подачи обучения - директивное или только свободное, основанное на самомотивации со свободным правом изучения! В каждой отдельно взятой организации могут использоваться все или несколько форм обучения, но единственное, что эти организации в обучении объединяет - это комплексность подхода! При чем, выбор самого подхода зависит напрямую от деятельности организации и ее сотрудников: кому-то нужно предоставить неограниченный доступ к мультимедийным библиотекам, кому-то игры, кто-то сидит большую часть времени за стационарным компьютером, кто-то же постоянно в пути и ему необходимо мобильное обучение... у всех у них совершенно разный опыт и восприятие окружения.

Обучение должно быть встроено в уже имеющийся рабочий процесс, а не наоборот!

Есть мысли по этому поводу?
Пишите, обсудим!

Всегда Ваша Денисова Елена.
ttps://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154

четверг, 12 марта 2015 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Этап 2. Подготовка системы к сдаче в эксплуатацию. Part 15

Не секрет, что изменения сопутствуют на всем протяжении проекта автоматизации, начиная с описания бизнес-процесса или разработки самого бизнес процесса и заканчивая готовым программными продуктом. Необходимость внести изменения может возникнуть уже на этапе передачи программного обеспечения конечному пользователю, тому, кто будет с ним работать.

Поэтому процесс подготовки системы к сдаче в эксплуатацию можно ориентировочно разделить на три этапа:

1. Презентация автоматизированной системы
2. Проведение обучения
3. Подготовка инструкций работы в автоматизированной системе

Что же представляет собой презентация готового программного обеспечения?

Прежде всего - это демонстрация возможностей и работы автоматизированного процесса от начала и до конца - от загрузки данных, до получения желаемых результатов или отчетов. По сути, полученная программа должна оптимизировать работу конечного пользователя, что выражается в экономии времени, ресурсов и финансов. Часто бывает так, что система дает возможность выполнять более сложные и трудоемкие операции, чем пользователь мог осуществить вручную или мог только мечтать об этом.

В идеале, программа всем нравится, все учтено и работает либо как предполагалось или даже лучше. На деле же это бывает редко. Чаще всего на заключительном этапе процесса автоматизации уже при знакомстве пользователя с программой по его инициативе возникают замечания или дополнения. К этому нужно быть готовым: проще корректировать уже существующий продукт, который можно осмотреть и "пощупать", чем корректировать мысли и задумки, даже если они существуют в виде формальной документации.

Если алгоритмы программы в целом продуманы были хорошо, и основное учтено, то внести коррективы не будет большой проблемой. Хуже, если "все не так" - значит изначально была неверное сформулирована потребность и поставлена цель автоматизации - это крайний случай, и тоже бывает редко - если весь алгоритм работы над проектом автоматизации выполнен верно (т.е. на этапах автоматизации от постановки задачи на автоматизацию, до формирования бизнес-требований активно привлекались заказчики или представители конечных пользователей), то этот исход маловероятен.

Полученные замечания и дополнения, перед тем как принять их в работу, необходимо проанализировать на целесообразность внесения изменений в готовую систему. Возможно, что-то не было понятно при презентации и это уже есть в системе или замечания несущественны или слишком затратны и без них "жить можно".

По результатам анализа полученных замечаний необходимо принять одно из решений: 
  • Вернуть систему разработчикам на доработку;
  • Выпустить систему в эксплуатацию, а дополнения реализовывать на этапе поддержки системы;
  • Отказаться от замечаний, аргументировав их нецелесообразность.
После того, как автоматизированная система формальна принята конечным пользователем - учтены все пожелания и проверены все требования, необходимо провести обучение по работе с системой.

Сейчас существуют инструменты как для очного, так и для дистанционного обучения. Если это разовое обучение, то достаточно проведения стажировки, когда обучаемый (ые) под руководством инструктора проходит весь процесс целиком. 

Есть варианты электронного встроенного обучения в саму систему в виде подсказок и сообщений обратной связи - подобные инструменты используют в сложных автоматизированных системах, пользователями которой является большое количество пользователей. Применение встроенного электронного обучения затратно по реализации, и о его применении принимает решение заказчик. 

Иногда заказывают электронные курсы, включающие в себя симуляторы-тренажеры. Такие курсы позволяют не только попрактиковаться, но и в дальнейшем используются в качестве справочников в случае, если что-то забылось.

Выбор формата (ов) обучения зависит от области применения автоматизированной системы, количества пользователей и уровня их подготовки в области информационных технологий, а также потребностей бизнеса.

Заключительной фазой подготовки системы к сдаче эксплуатации является подготовка инструкций по работе с системой.

Инструкции разрабатывают как для пользователей, кто будет непосредственно работать с автоматизированной системой, так и для администраторов для настройки системы, если настройки предусмотрены техническим заданием.

Инструкции должны отражать полный перечень действий и операций. Рекомендуется составлять инструкции следующим образом:
1. Согласно ТЗ и Дополнительным документам составить перечень всех операций и действий автоматизируемого бизнес-процесса
2. Выполняя их, фиксировать все шаги письменно, иллюстрируя каждый шаг скриншотом.
3. После того, как инструкция операции готова, выполнить операцию, используя инструкцию (лучше, если это выполнит сторонний человек, кто не составлял данную инструкцию).
4. Исправить недостатки, если они были выявлены при проверке.

После того, как пакет инструкций готов, можно переходить к заключительному этапу проекта автоматизации бизнес-процесса.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,

вторник, 10 марта 2015 г.

Проект внедрения СДО "с нуля". С чего начать? Как подобрать команду или специалиста?

Своя собственная система дистанционного обучения - давно не редкость в российских организациях. Все большее количество компаний включаются в число обладателей elearning. И это здорово.

На начальном этапе внедрения возникает множество вопросов и возможностей. Ведь, как "новички" они сталкиваются с полным объемом предложений  и тенденций в мире elearning. Кажется, что все это и нужно новоиспеченному "адепту" дистанционного обучения! Если бюджет позволяет, то крайне необходимо закупить все модули системы рьяно начинать их использовать на благо компании!

Этот пост посвящен новым пионерам!

После (а лучше до) того, как система установлена и готова осуществлять ваши смелые мечты, необходимо все же остановится и составить и проработать план действий, а также определиться с исполнителями сего грандиозного проекта.

С чего же начать?

Начинать стоит с ответов на вопросы:

  • Для чего, зачем, в связи с чем внедряется СДО?
  • Как согласуется внедрение со стратегией организации?
  • Чего ожидает получить бизнес в итоге внедрения? 
  • Какие задачи ставят перед СДО?
  • и т.д.

Другими словами, вам нужно проработать вопрос потребностей бизнеса, собрать ожидания.

Далее из полученного списка нужно отсеять то, что явно не решается инструментами elearning - то, что не решить обучением персонала, где требуются административные решения или структурные, или изменения в бизнес-процессах. В итоге у вас останутся задачи, относящиеся непосредственно к СДО.

Далее список задач необходимо структурировать по направлениям elearning (и не только). Здесь можно руководствоваться модулями установленной (или планируемой) платформы СДО - Обучение, Оценка, Адаптация и т.д., а можно также рассматривать и по направлениям elearning:

  • Развитие платформы СДО и портала обучения
  • Разработка электронных курсов и тестов
  • Администрирование процесса обучения
  • Организация и проведение обучения (вебинаров)
  • Поддержка пользователей системы
  • и т.д.

Направления могут объединятся в группы, или наоборот больше детализироваться - главное, чтобы вы видели ВСЕ возможности их идентифицировали.

Для реализации полученных направлений необходимы ресурсы - финансовые, временные и, конечно, люди.

Чаще всего получается так, что хочется много и сразу, и чтобы выполнил 1 человек, ну максимум 2 (для смены на период отпусков). Знакомо? Вот здесь то как раз и приходится принимать решения.

Предлагаю следующий алгоритм (я действовала именно так):


1. Определить, какой бюджет выделен
2. Определить, сколько сотрудников выделяется под проект (не обязательно сразу) и в какой период возможен ввод новых единиц (если предусмотрен штат сотрудников).
3. Исходя из пунктов 1-2, расставить приоритеты по степени необходимости и срочности внедрения полученных направлений. При этом вариант "все сразу" приемлем только при неограниченном бюджете и соответственно моментальном наборе необходимых специалистов.
4. Определить какие специалисты требуются, с каким набором компетенций для выполнения поставленных задач.

При поиске специалистов я рекомендую руководствоваться следующими принципами:

1. Все знать невозможно
2. Один человек одновременно не может в равной степени вести все направления без потери во времени и качестве (либо он учит, либо программирует, либо разрабатывает) - чем больше обязанностей, тем больше перечень приоритетов на выполнение.
3. Поэтапность внедрения. Начинать с пилота, расширяя со временем. (Обязательный принцип при ограниченном бюджете и наличии органиченных ресурсов).


Более детально о выборе конкретных специалистов см. Моделируем компетенции специалиста ДО.

Всегда Ваша,
Денисова Елена
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154

среда, 4 марта 2015 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Этап 2. Тестирование разработанного программного обеспечения. Part 14

Когда начинаешь проект автоматизации, то сразу начинаешь мечтать об этом этапе - тестировании и апробации: как все будет замечательно и волшебно, как проблемы рутины будут сняты, в процессах выстроится стройный порядок, ресурсы высвободятся для дальнейших свершений! Ну, а если что и придется поправить, то только самую малость.

Ах, если бы... Но надеяться то на лучшее не запретишь, более того, без надежды на успех не начнешь и реализовывать инновационные проекты, которые в автоматизации, практически, все.

Этап апробации или тестирования очень важный в проекте автоматизации. Это и понятно - контролировать процесс реализации необходимо, чтобы на выходе было именно то, что планировалось или даже лучше, но никак не хуже. Главное, конечно, чтобы программа работала корректно и бесперебойно.

При проверке разработанного программного обеспечения, необходимо тщательно проверить все планируемые функции, "все кнопочки и формочки". При этом, необходимо проверять все методично, пройдясь по всему процессу с самого начала и до конца.

Чтобы ничего не забыть, рекомендуется составить сценарий или план проверки, разделенный на этапы или операции. Так вы не рискуете что-то пропустить, и при обнаружении багов и недочетов, сможете зафиксировать правильно определить место ошибки, что поможет разработчикам быстро решить выявленные проблемы. Лучше, если вы будете вести таблицу или реестр этапов автоматизированного процесса с указанием промежуточных результатов, где можно было бы оставлять комментарии. Таким образом документируя весь процесс тестирования легче найти источники проблем и договариваться с разработчиками. 

Если возникают споры на счет того, что было задумано, а что нет и как должно было работать, то нужно руководствоваться разработанным ранее документами. 

Если разработчик внешний, то это условия договора, техническое задание, бизнес-требования и (если есть) дополнительные соглашения. 

Если разработчик внутренний - то техническое задание, бизнес-требования и все дополнительные требования, зафиксированные либо в электронной переписке, либо в любой другой документирующей форме, которая принята в компании. В противном случае, рискуешь оказаться в невыгодной позиции, когда сложно,что либо доказать, а исполнители скажут, что сделали все, "как вы заказывали и написали", или как в детской песенке про Антошку "Это мы не проходили! Это нам не задавали! Парам пам па!" - "В ТЗ об этом не говорится". 

Поэтому необходимо быть предельно внимательным и следить за соответствием с ТЗ - в случае возникновения дополнительных пожеланий (а они всегда есть и будут) обязательно оформлять это документально, или хотя бы подтверждать в электронном виде "со свидетелями" - с добавлением адресатов из руководства в копию на протяжении всей переписки. Это избавляет заказчика от лишних и ненужных хлопот.

И тогда, когда вся система будет "вычищена" и "отполирована", проект можно будет считать успешно завершенным и можно будет заняться подготовкой сдачи ее в эксплуатацию! Это очень торжественный и приятный момент, ради которого стоит так усердно потрудиться.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,