воскресенье, 28 сентября 2014 г.

Делюсь впечатлениями о прошедшей конференции ICDE.

На этой неделе для меня произошло важное событие. Наконец-то у смогла посетить международную конференцию открытого и дистанционного обучения такого масштаба!

Постараюсь в этом сообщении подробно рассказать о впечатлениях и выводах моего визита.

Более подробно о конференции (ее истории, философии и предназначении) вы сможете прочитать на официальном сайте ICDE- 2014: http://www.mesi.ru/icde2014/

Сюда я хотела попасть уже с начала этого года. Когда еще она будет проводится в России, в Москве, буквально под боком?!

Честно скажу, очень хотелось не только послушать и посмотреть на зарубежный опыт (о котором много говорят), но и показать достижения свои личные и своей компании. Поэтому при получении сообщения о необходимости заранее зарегистрироваться и указать, будет ли доклад, я тут же среагировала. Написала статью по указанным требованиям (а они достаточно строгие) и оставила заявку аж в конце мая 2014 (за 3,5 месяца до начала) и стала ждать, когда придет ответ и можно будет выслать статью на проверку, для публикации, для выяснения дальнейших моих действий. Параллельно начала работу по согласованию моего участия в своей компании. Ожидания у меня были самые радужные! Ведь, озаботилась я этим сильно заранее.

Но, оказывается, я недооценила наши ВУЗы))). За месяц до начала конференции выяснилось (случайно, кстати), что заявка моя куда-то делась. И доклад не примут, так как все (!!!) сроки уже вышли. С докладом пришлось распрощаться (статью опубликую еще где-нибудь :)). А тут еще один сюрприз - за день до начала оказывается, что и с оплатой проблемы. В итоге ехала я на регистрацию даже без гарантийного письма. 

Ну, да ладно. Самое главное, пропустили! И моя мечта сбылась! Я на месте! Не буду повторяться с неурядицами по поводу поиска адреса и нужных конференц-залов, похоже составление схем проезда и карт - не самый сильный "конек" организаторов. Главное, что я в итоге все нашла и увидела своими глазами.

Далее, необходимо было решить, куда же идти смотреть доклады и мастер-классы, а куда - нет. Было 3 параллельных секции. Которые очень интересно разделялись... Нет, не по темам :). По... языку(!!!): на русском языке, с синхронным переводом и на английском языке.

Это что же получается, что русские авторы рассказывают тем же русским - а смысл? Иностранным коллегам разве неинтересен наш опыт? Или это уже априори неважно, раз мы итак "безнадежно отстали"? Или наоборот, русским специалистам, кому не посчастливилось знать английский, остались отрезанными от столь полезного "передового" опыта - в крайнем случае только синхронный перевод...

Вот с такими размышлениями я и отправилась в английскую секцию, благо это, действительно, для меня было самым интересным. Среди присутствующих, к слову сказать, русских специалистов и преподавателей было немного, а жаль.

Идеальным, конечно, решением было бы возможность слушать во всех секциях с синхронным переводом. А то для многих отсутствие того или иного языка сильно ссужало выбор докладов - приходилось слушать то, что можно было понять.

А теперь об наблюдениях. Русских на конференции было немного. Не знаю, хорошо это или плохо. Но! Это действительно, международная конференция, где приняли участие преподаватели и специалисты в открытом и дистанционном образовании из разных стран: США, ЮАР, Испания, Италия, Китай, Корея, Индия, Малайзия, Россия, Украина, Канада, Великобритания, Германия, Франция и другие (боюсь, всех не упомню). Из России были представители разных городов.

Но, вот, из корпоративного сектора докладчиков, практически, не было - может, у них возникли такие же проблемы, как и у меня? Просто они "не успели"? В любом случае, представители академического мира России сетовали, что кроме того, что не понимают английский, то и познакомиться с опытом корпоративного обучения тоже не получается.. Увы..

Что касается, моего полученного багажа, то в первый день я получила очень многое. Зарубежный опыт обучения весьма интересен. И в некоторых вопросах, они (ВУЗы, кстати) ушли далеко вперед. Но не столько в технологическом развитии, а в методике. Все сводится к открытости обучения, в комплексности использования инструментария обучения - как технологического (электронное обучение, web-обучение, сети, кампусы, медиа и др.), так и классического очного - при помощи преподавателя. При чем, обучение проводится не в последовательном использовании, а в общей системе или комплексе - с одной стороны индивидуализируя обучение, с другой - использование коллективной работы и общения. В то, время как в России, углубляются в отдельные инструменты (наиболее "модные" в данный момент времени) и занимаются только ими, видя в них панацею всех проблем дистанционного обучения.

Зарубежные коллеги предлагают использовать все, что возможно, комплексно, не в ущерб одной из технологий, и не тратить время и усилия на один-два инструмента. Зачем? Если цель обучения - результат обучения, а не "красивый продукт ДО".

По крайней мере, для себя я выяснила, что мой отдел и я двигаемся в правильном направлении. И что, есть некоторые вещи, в которых мя даже больше преуспели наших зарубежных коллег. И следует не слепо "гнаться" за лидерами ДО, а использовать чужой успешный опыт вы синтезе с нашими достижениями, не перегибая палку в том или ином направлении. Идеально, когда опыт учитывается и корректируется, вырабатывая новую лучшую модель. Для этого не стоит верить тем, кто аргументируя тот или иной "новый" подход в обучении указывает на опыт "Запада" - так как чаще всего, это однобокое видение "артефактов" и инструментов, а не суть самой методы. Пожалуй, это основной вывод конференции, который я вынесла для себя.

С практической точки зрения, опыт зарубежных коллег можно перенять, но не в чмстом виде, а с учетом особенностей наших возможностей и реалией, часть из которых придется самих менять. Например, с нашими ограничениями по безопасности в корпоративных организациях, можно тем не менее создать свои внутренние кампусы, куда включить всех сотрудников, а в дальнейшем, возможно клиентов и партнером, постепенно "растапливая" лед отношений, закрытых границами безопасности.

В разработке электронных курсов, во многом мы преуспели больше зарубежных коллег, но мы часто забываем, что это всего лишь один из инструментов, и нужно развивать также и методику, а не только визуализацию и игры.

Это то, что касается полученного опыта.

Вторая составляющая моих впечатлений - это возможность пообщаться с зарубежными коллегами. Чисто человеческое наблюдение - наши вузовские работники настолько закрытые для общения, что даже на конференции, где есть прекрасная возможность в процессе обеда, например, обменяться опытом и завязать полезные и приятные отношения с другими вузами из разных стран. В то время, как иностранцы всегда рады познакомиться и пообщаться.

В целом, я осталась очень довольна моей поездкой. Она мне дала выйти за рамки российского опыта (который давно уже крутится на одном месте, не желая вникать в окружающее). Если будет еще такая возможность - обязательно поеду. И, возможно, получится все-таки выступить с собственным докладом ;).

Спасибо всем, кто дочитал мой отчет! Если есть вопросы по конференции, буду рада ответить - вполне возможно, я что-то упустила. Это не специально :).\

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova

воскресенье, 21 сентября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Границы влияния и действия функций. Part 10.2

Кроме определения границ процессов внутри организации при написании сквозных процессов есть необходимость выстраивания коммуникаций между задействованными подразделениями и функциями.

Каждое подразделение ответственно за выполнение отрезка общего дела. Но часто бывает так, что задачи дублируются, а подразделения не в курсе, что делают смежные отделы. Получить информацию о работе коллег нередко бывает сложно. А иногда, выстраивая общий процесс, практически невозможно отследить всю последовательность действий. Хуже, когда существуют участки работ, за которые по факту никто не отвечает. Получается, что с одной стороны тратятся впустую ресурсы на дублирование задач, а с другой - ничейные процессы, выполняемые время от времени с низким качеством из-за отсутствия ответственных.

Когда же специалисты принимаются за наведение порядка и выстраивания общей линии процесса, возникает трудность взаимопонимания между подразделениями-участниками, которые, прежде всего, радеют за собственную выгоду, а не общее дело. Оно и понятно, своя рубашка ближе, свои процессы понятней, так привыкли, а коллеги всегда халтурят и не хотят понять и пр. Выстраивание общего сквозного процесса затрагивает все участвующие функции, что неминуемо ведет к изменениям. А люди, как известно, очень неохотно принимают изменения. А тем более, если это касается изменений собственных границ влияния и действий функций.

Тем не менее, чтобы достичь нужного результата - в итоге создания работающего процесса - необходимо найти общий язык со всеми участниками. Каждый должен поучаствовать в написании сквозного процесса. Для этого не нужно писать всем свои кусочки в нотациях, необходимо именно экспертное мнение каждого. 

Сам процесс пишет по словам участников системный аналитик, или человек, который умеет систематизировать полученную информацию в виде алгоритмов и последовательностей. Кроме того, этот человек должен уметь налаживать контакт с противоречивыми людьми, не навязывая собственного мнения. Главное - собрать всю необходимую информацию по общей задаче, найти закономерности, выстроить общую линию, общий процесс, где известны точки входа и выхода всех участников. При этом, участники должны прийти к согласию, что работа должна выполняться именно так и в такой последовательности, а также согласиться взять на себя ответственность за тот участок работы, который относится к новым границам влияния и действия соответствующей ему функции.

В противном случае, процесс сквозной можно грамотно выстроить, корректно выверить, написать и формализовать и даже автоматизировать в последствии. Но если в его создании не участвовали подразделения-участники, не учитывалось их мнение, то и процесс будет в последствии саботирован, и он останется в виде документов и программ, "пылящихся на полке".

Итак, важно учесть существующие границы влияния и действия функций, чтобы выстроить при необходимости новые. Залог успеха находится в корректно выстроенных коммуникациях со всеми участниками кросс-функционального процесса.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova

среда, 17 сентября 2014 г.

О проекте автоматизации HR-процессов. Сквозные процессы. Разграничение обязанностей. Part 10.1

Различают два типа процессов - внутри функции, используемые одним подразделением, или направлением, и сквозные процессы, где участники разнородные и из разных подразделений, где их деятельность в большинстве случаев не пересекается.

В принципе, границы деятельности функций определяются внутри самой организации. И они не всегда однозначны. Это могут быть разные департаменты, могут быть разные отделы, а иногда и должностей.

Для того, чтобы автоматизировать сквозной, или кроссфункциональный процесс, необходимо прежде всего знать или определить четкие границы процессов вовлекаемых функций. Иначе, как понять, является ли он сквозным, или находится внутри функции?

Поэтому, здесь есть несколько сложностей:

1. Четкое разграничение обязанностей.
2. Четкие границы влияния и действия функций.
3. Регламентируемые границы процессов - где функция начинается и где заканчивается.
4. Подтверждение, что процесс проходит через несколько функций последовательно или параллельно.
5. При наличии всех 4-х пунктов необходимо понимать процесс целиком, при его прохождении через все выявленные функции.

Рассмотрим каждый пункт отдельно.

Четкое разграничение обязанностей

Если в организации все функции четко распределены, и есть границы действия: каждый знает, где его полномочия, права и обязанности начинаются и заканчиваются - это прекрасно! Значит, всем известно, кто за что отвечает, и с кого спросить - все сроки выполняются, все работы выполняются качественно.

К сожалению, в действительности, этот случай редкий. И чаще всего обязанности пересекаются, дублируются, или вовсе остаются за пределами компетенции всех заинтересованных лиц. Руководство чаще отвечает на это следующими словами, мол, берите больше на себя, ведь проще сделать самому, чем искать специалиста. 

Сложность, в написании сквозного процесса все-таки разграничить зоны ответственности и определить круг исполнителей, закрепленных за конкретными участками процесса. Наиболее широко применяемые возражения от руководства, что если разделить четко обязанности, придется долго ждать, когда же ответственный сделает свою работу.

Этот страх не дает организациям довериться профессионалам в своей деятельности. В итоге сотрудники завалены работой, с которой им не справиться, а до прямых обязанностей дело может и не дойти. В итоге, получается, что и "своя" работа не делается, и дополнительная - тоже. Также, результаты спросить не с кого, так как зоны ответственности не закреплены.

Поэтому, как бы не болезненно казалось на первый взгляд, необходимо:
- определить, четкие границы функций и круг ответственных людей;
- положиться на работу профессионалов;
- распределять задачи четко по функциям и не пытаться сделать все самим;
- контролировать выполнение задач ответственными сотрудниками;
- не позволять дублировать задачи "во имя ускорения".

Во всем должен быть порядок. Иначе получится, как в известной сказке Корнея Чуковского "Путаница", где все звери поменялись своими природными обязанностями.

Если вам интересна тема автоматизации бизнес-процессов заказчика, подписывайтесь, чтобы получать уведомления о продолжении.

Также буду благодарна вашей обратной связи и вопросам. Пишите и я отвечу!

To be continued...

Всегда ваша
Денисова Елена,
@EDDenisova